Els canvis en els procediments laborals solen produir resultats positius, estalviant temps i diners a l’empresa o afavorint un entorn de treball més positiu. El canvi és emocionant per a aquells que s’hi adapten fàcilment, però per a alguns empleats el canvi pot ser desconegut, molest o fins i tot espantós. És possible que tinguin dificultats per acceptar allò desconegut, causant angoixa, o que puguin desenvolupar ansietats per adherir-se a les noves polítiques. Com a líder en el lloc de treball, és la vostra feina assegurar-vos que qualsevol transició s’executi de la manera més fluida possible. Aprendre a introduir i implementar nous procediments en el lloc de treball ajudarà els seus empleats a transitar eficaçment cap als canvis, tot mantenint una elevada moral laboral.
Passos
Part 1 de 3: Disseny de canvis procedimentals
Pas 1. Tingueu en compte els costos
Si apliqueu un canvi de procediment per estalviar diners durant els propers anys, pot semblar una opció clara. Però si aquest canvi requerirà una costosa instal·lació de nous equips, una important formació del personal o la contractació de nous empleats per assumir nous rols, és possible que hagueu de comparar els costos per veure si superen els estalvis i beneficis a llarg termini. Parleu amb un comptable sobre els costos relatius i l’estalvi a llarg termini per determinar si la vostra empresa es pot permetre el luxe d’implementar aquests canvis o proveu de fer una anàlisi simple de cost-benefici.
- Una anàlisi cost-benefici compara els costos previstos amb els beneficis previstos per determinar el millor pla més rendible.
- Per dur a terme una anàlisi senzilla de cost-benefici, dividiu un full de paper en dues columnes. Enumereu els avantatges d’una columna i els costos a l’altra columna. Compareu les dues llistes per veure quina línia d’actuació és la més beneficiosa i rendible.
Pas 2. Facilitar la introducció
Fins i tot si els canvis procedimentals que introduïu canviaran radicalment la forma en què opera la vostra empresa, és important que aquests canvis siguin fàcils d’introduir i implementar. Si és possible, intenteu implementar els nous canvis en etapes o fases. D’aquesta manera, els vostres empleats seran més fàcils d’adaptar-se i adaptar-se als nous procediments.
Si és possible, apliqueu canvis de manera que permeti als empleats ajustar-se pas a pas. Proveu d’escalonar els nous canvis de procediment durant diverses setmanes o fins i tot mesos per permetre una adaptació òptima
Pas 3. Mesureu el seu èxit
Cal fer canvis procedimentals importants per una raó. Un cop hàgiu determinat per què feu aquests canvis, és important trobar una manera de mesurar l'èxit relatiu dels canvis. Si se suposa que els canvis estalvien costos, feu una comparació de costos per avaluar l'eficàcia dels canvis després de diversos mesos. Si se suposa que els canvis milloren la satisfacció dels clients, feu enquestes i vigileu el nombre de clients que es mostren satisfets amb els canvis que heu fet.
Penseu a utilitzar una eina financera gratuïta o de baix cost per fer un seguiment de l’èxit de la vostra empresa abans i després d’implementar els canvis. Podeu trobar eines gratuïtes en línia com InDinero o Corelytics, o subscriure-us a un servei mensual més profund d’aquests mateixos proveïdors
Pas 4. Teniu un pla d’escapament
Viouslybviament, la vostra esperança amb els nous canvis procedimentals és que millorarà les coses al lloc de treball. Però, què feu si acaba passant el contrari? Qualsevol bon pla per als canvis de procediment hauria de tenir un pla de còpia de seguretat o, si falla la resta, un pla d’escapament per abandonar els canvis del tot.
- Decidiu si tornareu als procediments antics per defecte en cas que fallin els canvis nous o si implementareu un pla de còpia de seguretat. Si escolliu un pla de còpia de seguretat, tingueu plans concrets per si de cas.
- És possible que vulgueu evitar dir als vostres empleats que teniu un pla de còpia de seguretat o que podeu tornar als procediments antics. Dir-los aquestes coses pot fer que sembli feble o ineficaç com a líder i pot augmentar la resistència dels empleats als canvis si saben que una oposició vocal suficient tornarà les coses a la seva forma.
Part 2 de 3: Mantenir la confiança i el control
Pas 1. Transmet la vostra visió
Si creieu que els canvis procedimentals que feu milloraran l’empresa i / o el lloc de treball, comuniqueu-ho. Informeu els vostres empleats de quina manera preveieu l'empresa d'aquí a un any i definiu les estratègies (inclosos aquests canvis de procediment) que ajudaran a aconseguir l'empresa on creieu que ha d'estar.
- Comparteix la teva visió amb els teus empleats. Sigueu clar i concís en la descripció del que voleu per a la vostra empresa.
- Comprengui els seus empleats.
- Potencieu els vostres empleats deixant-los expressar els seus pensaments, inquietuds i comentaris generals sobre els canvis que esteu proposant. Tot i això, no perdeu l’estructura organitzativa de la vostra empresa.
- Decidiu si el millor seria comunicar la vostra visió i anunciar canvis en persona o per correu electrònic. Els problemes d’urgència es lliuren millor en persona i es poden ignorar fàcilment els missatges escrits / enviats per correu electrònic.
CONSELL D’EXPERT
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant
Help prepare the workforce ahead of time
Leading up to a procedural change in the workplace, share information about why that change is occurring, if you can. That will help reduce some of the anxiety that can occur around change.
Pas 2. Ven el canvi
Independentment dels canvis procedimentals en el lloc de treball que intenteu implementar, potser no n'hi haurà prou amb dir als vostres empleats "Així serà a partir d'ara". Com a líder, heu de dirigir el vostre paper i això vol dir que els vostres empleats estiguin al darrere del 100%. Un cop hàgiu anunciat els canvis, veniu-los als vostres empleats. Ajudeu-los a veure per què aquests canvis són bons per a l’empresa i, en definitiva, bons per als empleats.
- Informeu els vostres treballadors de la vostra motivació (o de l’empresa) per implementar aquests canvis. Si els canvis estalviaran diners, digueu-ho. Si crearan un entorn de treball millor, feu-ho saber a tothom. Independentment de la motivació, deixeu clar que els avantatges d’aquests canvis superaran els costos i els problemes d’implementació.
- Assenyaleu per què l’antiga manera de fer era inadequada o ineficaç. Tenir un clar contrast pot facilitar als empleats la comprensió de per què era necessari aquest canvi.
Pas 3. Eliminar qualsevol incertesa
Una de les principals raons per les quals els empleats es resisteixen al canvi és la por que senten per allò desconegut. Si hi ha incertesa sobre el funcionament del negoci quotidià o sobre els rols molt específics que exercireu vosaltres i els vostres empleats en aquests canvis, haureu d'eliminar aquestes incerteses. Podeu fer-ho anticipant preguntes, dubtes i pors que puguin tenir els vostres empleats i alleugerint-los abans que apareguin.
- Sigueu meticulós en la planificació de com funcionarà l’empresa i quins canvis (si n’hi ha) que sorgiran en els rols dels vostres empleats. Feu-los saber que els seus rols no canviaran o que els seus rols es veuran afectats d'alguna manera, tingueu clar això des del principi.
- Intenteu emmarcar els canvis procedimentals de manera que els empleats vegin aquests canvis com una millora en la manera de treballar. Si elimineu el dubte que envolta anuncis processals vagos i torneu a emmarcar aquests canvis com a forma de crear un entorn de treball millor o un ordre d’operacions més fluït, és probable que els vostres empleats estiguin més a bord.
CONSELL D’EXPERT
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA Consultora en diversitat, equitat i inclusió
El nostre expert està d'acord:
A mesura que s’implementin canvis procedimentals i s’institueixin noves regles o directrius, tingueu clar quins aspectes del canvi no seran negociables i quins tenen la flexibilitat incorporada. Per exemple, es pot dir:"
Pas 4. Temps correcte
Alguns experts en negocis aconsellen que el moment d'un anunci de procediment pot ser el factor més important per a la incorporació dels empleats. No hi ha una regla clara sobre quan el moment és adequat, ja que cada situació i lloc de treball és diferent, però ser conscient de com afecten els canvis als vostres empleats us pot ajudar a programar una mica millor l’anunci i la implementació.
- Si els nous procediments requeriran formació addicional, intenteu cronometrar la implementació d'aquests procediments de manera que els empleats puguin preparar-se amb temps suficient. Per exemple, no anuncieu nous procediments un divendres si entren en vigor el dilluns següent. Això pot requerir que els empleats entrin durant el cap de setmana per entrenar-se o es barregin per esbrinar les coses el dia que es facin efectius els canvis.
- Si és possible, anuncieu canvis de procediment unes setmanes abans que es produeixin. Això donarà a tothom l’oportunitat de llegir els nous procediments, entendre com difereixen dels antics i aprendre a fer els canvis necessaris.
Part 3 de 3: Implementació de canvis
Pas 1. No perdeu la identitat de la vostra empresa
Els canvis procedimentals solen ser bons, però no han de ser tan radicals que els vostres empleats ja no reconeguin l’empresa, almenys no d’un dia per l’altre. Recordeu que, a més de la comoditat en el familiar, molts dels vostres empleats poden ser fidels i dedicats a l’empresa per la seva imatge / identitat o la seva missió original. Està bé canviar aquests aspectes mitjançant un pla a llarg termini, però fer canvis radicals en un curt període de temps pot alienar o alarmar els vostres empleats més fidels.
Pas 2. Cerqueu informació
El grau de satisfacció dels vostres empleats serà un dels millors indicadors de l’eficàcia dels canvis. Alguns empleats, per descomptat, resistiran el canvi, passi el que passi, però a altres empleats els pot agradar la direcció general mentre tenen reserves sobre com s’implementen aquests canvis.
- Una manera senzilla d’assegurar la satisfacció dels empleats i avaluar els canvis futurs que puguin ser necessaris és demanar als empleats informació sobre els canvis. Feu-los saber que, tot i que és possible que no estigueu obert a revertir els canvis, valoreu la col·laboració i la col·laboració dels empleats a l’hora d’aplicar aquests canvis.
- Penseu en la possibilitat de formar un grup de treball o comitè per demanar informació sobre com s’estan implementant els canvis i aportar informació sobre com es podrien implementar amb més èxit.
Pas 3. Recompensa el rendiment dels empleats
Una manera d’ajudar a incorporar els empleats amb nous canvis procedimentals és generar objectius a curt termini per als vostres empleats i premiar els que compleixin aquests objectius. Pot semblar un moviment insignificant, però pot ajudar a generar suport per als canvis i inculcar un fort desig d’implementar aquests canvis.
Consells
- Feu que els vostres empleats s’integrin i participin en els canvis de procediments el més aviat possible.
- Intenteu demanar ajuda als empleats amb la part de planificació o implementació d’aquest procés.
- Fomentar la flexibilitat en el lloc de treball. Com més s’adaptin els vostres empleats al canvi, més fàcil serà aquest procés per a tothom.
