Hi ha poques habilitats més importants que estar organitzat. Un cop hàgiu après a organitzar-vos, podeu portar aquestes habilitats a la vostra escola, a casa o a la vida laboral. Mantingueu-vos productius i eviteu l’estrès desenvolupant bones habilitats organitzatives.
Passos
Mètode 1 de 4: guanyar habilitats organitzatives a l’escola
Pas 1. Obteniu una motxilla àmplia
Una bona motxilla amb diversos compartiments us pot ajudar al desenvolupament organitzatiu. Guardeu llibres en una butxaca, tasques i carpetes de classe en un altre i materials escolars com llapis i calculadores en un altre.
Pas 2. Preneu notes a la classe
Podeu utilitzar diversos blocs de notes (un per a cada classe) o només un bloc de notes gran separat en seccions amb separadors per a cada classe. Escolteu atentament els vostres professors o professors i escriviu material rellevant als quaderns corresponents.
Pas 3. Organitzeu esdeveniments i tasques de tasques escolars
Posa tots els deures, proves i projectes assignats en una llista. Demaneu-los per data de venciment. Per exemple, si els vostres deures de matemàtiques s’han de presentar demà, la prova d’història es realitzarà en quatre dies i els deures de física en dos dies, completeu els deures de matemàtiques, els deures de física i, a continuació, estudieu la prova d’història.
- Si teniu dues tasques pendents el mateix dia, primer feu la tasca més senzilla. D’aquesta manera podreu treure’l del camí i aconseguir un èxit al vostre abast per mantenir el vostre impuls i motivació alts.
- Quan obtingueu noves tasques, projectes i proves, escriviu-les en un quadern diari. Al final del dia, consulteu la llibreta i reviseu la llista més gran de tasques i proves existents incorporant les tasques noves.
- Aconsegueix un planificador. Un planificador és un bloc de notes especial dissenyat específicament per ajudar-vos a programar el vostre temps i mantenir les dates de venciment de les proves, els deures i els projectes organitzats.
Pas 4. Utilitzeu carpetes per gestionar les vostres tasques
Podeu tenir una carpeta per a cada classe. Utilitzeu carpetes de diferents colors i intenteu fer-les coincidir amb les portades del llibre de text corresponent per a aquesta classe.
Dins de cada carpeta, és útil tenir (com a mínim) dues butxaques. Podeu utilitzar una butxaca per a les tasques completades que vulgueu lliurar i una butxaca per a les tasques que no heu completat i que heu d’acabar. Si teniu una tercera butxaca a la vostra carpeta, col·loqueu-hi les tasques retornades i classificades
Pas 5. Col·loqueu notes adhesives a documents importants
Si teniu notes adhesives de colors, no cal ni escriure-hi. Per exemple, podeu col·locar una nota adhesiva rosa en un llibre de text amb la meitat sobre la vora superior de la pàgina que vulgueu estudiar més tard. Podeu aplicar una nota adhesiva verda a les tasques que s’hagin de lliurar la setmana vinent. Utilitzeu un sistema que tingui sentit per indicar dates de venciment o nivells d’importància.
Si feu servir notes adhesives sense colors, escriviu la informació rellevant a la nota adhesiva. Per exemple, podeu escriure "Data de venciment el dimarts 2 de novembre" per ajudar-vos a recordar quan s'ha de produir alguna cosa
Pas 6. Utilitzeu llapis de colors o ressaltadors en passatges importants
Quan intenteu identificar la idea principal d'un text o informació important dins d'un paràgraf determinat, traqueu-lo a sota amb un llapis de colors o repasseu-lo amb un ressaltador. D’aquesta manera, el vostre ull s’atreurà automàticament cap a ell quan fullegeu el text més endavant.
No escriviu en llibres de text que no tingueu
Mètode 2 de 4: Foment de les habilitats organitzatives a la feina
Pas 1. Identifiqueu el que voleu aconseguir mitjançant l'organització
Voleu treballar més de pressa? Voleu passar menys temps buscant documents o fitxers? Les habilitats organitzatives poden millorar molts aspectes del vostre flux de treball. Per ajudar-vos a concentrar-vos en els millors passos per solucionar els hàbits de treball desorganitzats, penseu en quin aspecte pot tenir el resultat final d’una oficina o espai de treball més organitzats.
Pas 2. Comenceu a desenvolupar habilitats organitzatives amb petits passos pràctics
La tasca de desenvolupar habilitats organitzatives pot requerir temps. Divideix-lo en trossos més petits i més manejables per alleujar la càrrega. Intenteu integrar cada dia com a mínim una nova tècnica organitzativa al vostre flux de treball.
- Per exemple, podeu començar organitzant el calaix de l’escriptori. L’endemà potser començareu organitzant les vostres carpetes i fitxers d’emmagatzematge. El tercer dia, podríeu provar de tornar a ordenar la cua del vostre projecte perquè els projectes de treball més aviat estiguin al capdavant.
- Penseu en el vostre espai de treball i trobeu petites maneres d’organitzar-vos cada dia.
Pas 3. Primer treballeu les tasques més urgents
Doneu a cada tasca o projecte una carpeta independent i ordeneu-los per data o importància. Després d’acabar un projecte, buideu la carpeta i la carpeta de documents que no necessiteu de nou.
Si no esteu segur de quines tasques són més urgents o necessiteu més temps per treballar en alguna cosa, pregunteu al vostre cap quines tasques són absolutament crucials i quines es poden ajornar
Pas 4. Descartar el desordre
Probablement tingueu moltes coses al vostre cubicle o espai de treball que no tenen res a veure amb la vostra feina. Recicleu-lo, llenceu-lo o porteu-lo a casa. Per exemple, el menú de menjar per emportar de l'articulació xinesa local s'hauria de reciclar. Fins i tot alguns documents o elements relacionats amb la feina s’han d’eliminar. Per exemple, no necessiteu dues tisores ni dues grapadores. Cerqueu un lloc adequat per a les coses addicionals al vostre espai de treball.
Pas 5. Utilitzeu la regla d'un sol toc
La regla d’un sol toc exigeix descartar, arxivar o actuar sobre una nota o document determinat (per exemple, responent-hi) immediatament. En tractar els documents entrants immediatament, eviteu la acumulació de documents no llegits.
Pas 6. Col·loqueu documents antics que haureu de tornar a consultar a les carpetes
Etiqueta cada carpeta clarament segons el seu contingut. Per exemple, podeu etiquetar una carpeta "Pressupost - 2012" i col·locar-hi tot el relacionat amb el pressupost de 2012.
No guardeu ni emmagatzemeu documents que no necessiteu de nou
Pas 7. Cerqueu un espai d'emmagatzematge adequat per als documents necessaris
Un cop hàgiu arxivat els documents antics, busqueu la manera d’emmagatzemar-los. Podeu guardar-les en petites caixes de plàstic o en arxivadors verticals. Sigui quin sigui el mètode que trieu, assegureu-vos que estiguin ordenats de manera que tingueu sentit.
La vostra empresa o empresari pot tenir un protocol per emmagatzemar els documents necessaris. Pregunteu si no esteu segur
Pas 8. Feu llistes de comprovació
Cada dia, redacta una llista de tot el que necessites fer aquell dia. Classifiqueu els elements de més a menys importants. Les coses més importants són les que heu de fer o les que tenen un termini o un límit de temps. Les coses menys importants són aquelles que poden esperar fins a un altre dia si cal.
- Per exemple, si heu de recollir el gos del veterinari, comprar queviures i llegir un llibre, decidiu quin és el més important (recollir el gos) i, a continuació, decidiu quina de les dues tasques restants preferiu fer.
- Els planificadors són bones eines per gestionar el vostre temps. Un bon planificador tindrà un calendari i una vista diària, cosa que us permetrà afegir més detalls de les coses que heu de fer.
Mètode 3 de 4: Aprendre habilitats organitzatives a casa
Pas 1. Netejar regularment
Podeu dividir les funcions de la llar de manera permanent o bé optar per alternar les tasques de neteja. Mantenir la casa neta amb o sense una família completa requereix molta energia i pot ajudar a desenvolupar habilitats de planificació i organització.
- Si la vostra família opta per assignar tasques de neteja permanentment, podeu fer els plats cada nit, algú pot rentar la roba i algú pot fer l'aspirador.
- Si decidiu assignar tasques de neteja de forma rotativa, podeu utilitzar un calendari per fer un seguiment de qui és responsable de què i quan. Podeu escriure "Bobby, plats / Sandra, bugaderia / Mike, aspirant" el diumenge d'una setmana. El proper diumenge podríeu escriure "Sandra, vaixella / Mike, bugaderia / Bobby, aspirant".
Pas 2. Deixa les coses quan hagis acabat amb elles
Tot hauria de tenir assignat un lloc adequat. Després d’haver utilitzat alguna cosa, col·loqueu-la allà on pertanyi. Per exemple, poseu la sal i el pebre a la taula on pertanyin i poseu els plats bruts a la pica quan acabeu de menjar. Animeu la resta de la vostra llar a fer el mateix.
Pas 3. Trieu un estudi o espai de treball designat
Estudieu o treballeu en un espai tranquil, net i ben il·luminat. Pot ser útil tenir un escriptori o una taula on treballar. Emmagatzemeu els calaixos amb petits contenidors que continguin materials útils com llapis, gomes d'esborrar i clips de paper.
Proveu de mantenir l’espai d’estudi lliure de distraccions com la televisió i els videojocs. Això pot facilitar la vostra organització i concentració en la vostra feina
Pas 4. Seleccioneu una hora específica per estudiar
Dediqueu temps per estudiar per fer proves i fer els deures. L’ideal seria estudiar a la mateixa hora cada dia. Penseu en el vostre horari i trieu un moment en què us sentireu frescos i motivats per fer una mica de feina. El millor moment per estudiar no sol ser immediatament després de l’escola. Intenteu esperar fins poc després de sopar perquè tingueu temps per relaxar-vos, dutxar-vos o parlar amb els vostres amics.
Per exemple, si arribeu a casa a les 3:00 de cada dia i us agrada berenar i xerrar amb els vostres pares, reserveu un temps de 6:00 a 8:00 aproximadament per treballar. Amplieu el període d'estudi si ho necessiteu
Pas 5. Establir una hora normal per dormir
Dormir prou sempre és un repte. Tenir l’hora d’anar a dormir i despertar regularment fa que sigui més fàcil. Estableix un despertador perquè es desperti a la mateixa hora cada matí. Si cal, configureu un despertador per indicar també quan heu d’anar a dormir.
- Amb l’hora d’anar a dormir habitualment, pot ser que sigui més fàcil despertar-se totalment descansat i evitar embolicar-se per esmorzar, llibres, tasques, motxilla o maleta.
- Els adults han de dormir almenys set hores cada nit. Intenteu dormir almenys tantes hores. Per exemple, si voleu despertar a les 8:00 de cada matí, estigueu al llit a mitjanit per donar-vos temps per adormir-vos.
Mètode 4 de 4: desenvolupar habilitats organitzatives amb tecnologia
Pas 1. Aprofiteu la tecnologia
Els telèfons, els ordinadors i les tauletes tenen moltes eines d’organització útils. Per exemple, podeu fer servir el calendari del telèfon per crear recordatoris automàtics que aviat s’haurà de lliurar una determinada tasca o que es preveu una reunió. Tot i que aquestes eines poden tenir una lleugera corba d’aprenentatge, fer-ne ús us ajudarà a desenvolupar les vostres habilitats organitzatives.
- També podeu descarregar aplicacions d’organització útils per ajudar-vos a desenvolupar habilitats organitzatives. Things és una aplicació que us ajuda a crear llistes de comprovació i a dividir tasques complexes en simples passos. RescueTime és una altra aplicació útil per ajudar-vos a fer un seguiment del temps que esteu en línia mitjançant el seguiment i l’informació del que més esteu buscant.
- A més del calendari, podeu organitzar noms, números de telèfon, adreces de correu electrònic i adreces de casa o d’empresa amb el vostre telèfon.
Pas 2. Organitzeu els fitxers electrònics
Creeu una carpeta anomenada per a cada tasca o classe en què hàgiu d'afegir treball. Per exemple, podeu crear tres carpetes amb l'etiqueta "Historial", "Anglès" i "Sociologia". Dins de cada carpeta, podeu afegir carpetes noves amb dates per a cada setmana de tasques que tingueu.
- Per exemple, podeu crear una carpeta titulada "6/6 - 6/10/2016" per gestionar totes les tasques escrites entre les dates assenyalades a la carpeta.
- Com a alternativa, només podeu guardar tots els fitxers d’un tema o projecte determinat en una carpeta i utilitzar les opcions organitzatives integrades del sistema operatiu per ordenar els fitxers per data de creació.
Pas 3. Utilitzeu la regla d'un sol toc per al correu electrònic
Quan rebeu un correu electrònic, responeu-lo immediatament si cal o arxiveu-lo si creieu que el necessitareu en el futur. Suprimiu els missatges antics que no necessitareu de nou. Consulteu el correu electrònic almenys un cop al dia per assegurar-vos que no s’acumulin. Com més correus electrònics tingueu, és menys probable que vulgueu (o que pugueu) seure i comprovar-los tots.
Pas 4. Utilitzeu un rellotge digital
Un rellotge us ajuda a gestionar el vostre temps. Sense rellotge, cercareu constantment un rellotge o us oblideu de l’hora.
