Fer-vos arribar els registres mèdics us sembla confús, però el procés és bastant senzill. Pot ser una mica llarg, ja que recollir els formularis i la informació necessaris requereix temps, però si teniu paciència i seguiu el protocol, podreu rebre sense problemes els registres que necessiteu si viviu als EUA.
Passos
Part 1 de 3: Aprendre sobre registres mèdics
Pas 1. Conegueu qui pot sol·licitar la història clínica
Els registres mèdics solen contenir informació privada i altament sensible. Només persones específiques tenen accés als vostres registres mèdics.
- Els estats varien en procediments i polítiques quant a la distribució de registres mèdics, igual que els hospitals individuals. No obstant això, la llei federal estableix que una persona té dret a accedir als seus registres mèdics, fer còpies i sol·licitar modificacions. En la seva majoria, només vosaltres i el vostre metge teniu dret a accedir a la vostra història clínica.
- En casos rars, és possible que hagueu d’obtenir els registres d’una altra persona. Necessitareu una autorització directa signada pel pacient. En cas que el pacient estigui incapacitat, es necessitaran documents legals per renunciar a la signatura. No obstant això, el protocol per sol·licitar els registres d'una altra persona és objecte de debat i confusió a la comunitat mèdica. Si per qualsevol motiu necessiteu els registres mèdics d'una altra persona, parleu del tema amb un advocat per esbrinar els procediments necessaris per obtenir aquesta informació.
- Les parelles casades no tenen dret als registres mèdics dels altres i cal obtenir una autorització signada per obtenir els registres del cònjuge. Els pares solen tenir accés als registres mèdics dels menors de 18 anys, però hi ha algunes excepcions. Si, per exemple, un nen té més de 12 anys, alguns estats permeten que els registres sobre salut reproductiva i antecedents sexuals siguin confidencials.
Pas 2. Reuneix el material necessari
Per obtenir els vostres registres, necessiteu certs materials. Assegureu-vos de saber que teniu tots els tràmits necessaris abans d’iniciar el procés de sol·licitud de registres.
- El Departament de Gestió de la Informació Sanitària (HIM) del vostre proveïdor d’atenció mèdica us pot proporcionar el formulari d’autorització específic del vostre hospital. Cal emplenar-ho completament.
- La informació inclosa al formulari d'autorització varia d'un estat a un altre i d'un hospital a un altre. No obstant això, la majoria de formularis demanen la vostra adreça, data de naixement, número de seguretat social i número de telèfon. Probablement també haureu de proporcionar les dates en què vau rebre el tractament, quins documents voleu que es publiquin i els motius pels quals heu sol·licitat els registres.
- Molts hospitals, per tal d’agilitzar el procés, permeten omplir el formulari d’autorització en línia. Comproveu si aquesta opció és al vostre hospital si és més convenient emplenar els formularis en línia.
- Quan entreu a sol·licitar els vostres registres, necessitareu una identificació amb fotografia.
Pas 3. Esbrineu quines comissions, si n'hi ha, heu de pagar
Les tarifes varien d’un hospital a l’altre, però hi ha un protocol específic a l’hora de cobrar els registres. Tingueu-ne en compte per evitar pagar taxes il·legals.
- Els hospitals tenen dret a cobrar taxes per la història clínica. No obstant això, aquestes taxes es limiten als costos de la mà d'obra necessària per obtenir els registres. En altres paraules, el vostre hospital no pot utilitzar els vostres registres per obtenir beneficis.
- Normalment, un hospital cobrarà una tarifa en funció del nombre de pàgines dels vostres registres. Hi ha un límit quant a l'import d'aquesta taxa que varia d'un estat a un altre. A Nova York, costa 75 cèntims per pàgina i a Califòrnia, en té 25. Conegueu quin és el preu màxim per pàgina al vostre estat i assegureu-vos que no se us cobri de més. Normalment, podeu trobar aquesta informació al lloc web del Departament de Salut. Per evitar aquestes taxes, demaneu al vostre metge que enviï la darrera nota SOAP de la vostra visita final o, si esteu a l’hospital, sol·liciteu els resums d’alta dictats pel vostre metge.
Part 2 de 3: Obtenció dels vostres registres
Pas 1. Conegueu quins documents heu de sol·licitar
Al formulari d’autorització se us demanarà que seleccioneu quin tipus de registres voleu. Si no coneixeu la terminologia mèdica, això pot resultar confús. No obstant això, per als pacients, els formularis següents són més útils per al seguiment de la història clínica i la transferència de metges.
- Antecedents inicials i exploració física
- Qualsevol informe de consulta realitzat per especialistes. Els informes de consulta revisen la història del pacient, expliquen les seves necessitats mèdiques i expliquen la raó per la qual es demana l’assessorament d’un altre metge.
- Informes operatius, que documenten els detalls d’una cirurgia
- Resultats de la prova
- Llistes de medicaments
- Informes d’alta, que inclouen les dates en què van ser acomiadats d’un hospital i qualsevol atenció domiciliària que el vostre proveïdor va recomanar
Pas 2. Decidiu com voleu rebre els vostres registres
Teniu diverses opcions a l’hora de rebre la vostra història clínica. Es solen sol·licitar còpies en paper, però també podeu sol·licitar còpies digitals. Si el vostre hospital utilitza un sistema de registres electrònics, podeu obtenir-lo en forma de CD o USB. També podeu enviar la vostra informació per correu electrònic. Esbrineu el que us convé més i feu la sol·licitud.
Pas 3. Estigueu preparats per esperar
La recepció de la vostra història clínica requereix temps. No és un procés del mateix dia i hauríeu d’estar al corrent dels períodes d’espera.
- Legalment, el vostre proveïdor us ha d'enviar els vostres registres en un termini de 30 dies des de la vostra sol·licitud inicial. És possible que puguin sol·licitar una extensió única de 30 dies, però han d’explicar la causa d’aquest retard
- La majoria d’instal·lacions no trigaran 30 dies i, de mitjana, el temps d’espera és de 5 a 10 dies.
- Si necessiteu els vostres registres perquè canvieu de metge o per motius d’assegurança, tingueu present el període d’espera. Planifiqueu amb antelació i sol·liciteu els vostres registres amb suficient antelació.
Part 3 de 3: Conèixer els vostres drets
Pas 1. Conegueu els vostres drets HIPAA
HIPAA és la Llei de responsabilitat i responsabilitat de la informació sanitària. Hauríeu d’estar informat dels vostres drets HIPAA quan comenceu el tractament amb un metge nou, com ara quan ingresseu a un hospital o quan visiteu un metge per primera vegada. En general, HIPAA li dóna dret a accedir a la seva informació mèdica i mantenir-la privada. Això significa que teniu dret a:
- demaneu una còpia de la vostra història clínica.
- sol·liciteu correccions a la vostra història clínica.
- rebre notificacions sobre com es pot utilitzar o compartir la vostra informació.
- decidiu com es pot utilitzar la vostra informació.
- obtenir un informe sobre com s'ha utilitzat la vostra informació.
- presentar una reclamació si creieu que la vostra informació no s’està gestionant correctament.
Pas 2. Sabeu que teniu dret als vostres registres mèdics
Teniu dret a la vostra història clínica. Aquesta és una llei federal i un hospital no pot retenir registres per cap motiu, inclòs el pagament morós. Com s’ha dit, els hospitals poden cobrar paper, però no poden cobrar cap taxa de recerca. Si una instal·lació intenta negar-se a publicar els vostres registres o demana una forta suma de diners per a la seva publicació, parleu amb un advocat. La negativa a publicar els registres mèdics és rara, però de vegades es produeix. Enteneu que això és il·legal.
Pas 3. Comprendre quina informació poden retenir els metges
Tot i que teniu dret legalment a la majoria de registres mèdics, el metge té el dret legal de negar-se a publicar determinats documents relacionats amb la vostra història clínica. Aquests documents inclouen:
- Notes personals
- Informació sobre un menor de 12 anys, si el menor s’hi oposa
- Qualsevol informació que el metge creu que us causarà un dany substancial per a vosaltres o per a altres persones
- Informació obtinguda d'altres metges
- Registres d’abús de substàncies o registres de salut mental
Pas 4. Recórrer una denegació, si cal
En alguns casos, és possible que vulgueu o necessiteu certa informació que un metge pugui negar legalment a alliberar. Si, per exemple, esteu transferint a un especialista les notes i observacions personals d'un metge, podeu proporcionar al vostre nou metge informació important sobre el vostre estat. Hi ha un procés d’apel·lació si el vostre proveïdor es nega a publicar determinats registres.
- Les regulacions varien d’un estat a un altre. La majoria dels estats requereixen que presenteu una apel·lació per escrit, que citeu les raons per les quals necessiteu la informació, al Departament de Salut. A continuació, el vostre proveïdor ha de presentar una explicació sobre la seva negativa.
- Un jutge o comitè decideix si la informació ha de ser publicada o no. Si guanyeu la vostra apel·lació, el vostre proveïdor ha de divulgar legalment els documents. Si perdeu l’apel·lació, la decisió serà inapel·lable.
Consells
- Un cop a la mà, assegureu-vos d'organitzar els vostres registres mèdics per data o tipus de registre en una carpeta o una eina digital. La majoria dels pacients prefereixen mantenir-los organitzats per data. Utilitzeu notes adhesives per definir clarament la data i el tipus de registre de cada registre, de manera que no els haureu de buscar al registre cada cop. Moltes eines en línia i mòbils us poden ajudar fàcilment, incloses les còpies de seguretat, de forma gratuïta o a baix cost.
- Si teniu el proveïdor durant un llarg període de temps, pot ser rendible donar-li paràmetres de data, ja que els registres mèdics poden tenir milers de pàgines si teniu llargues estades hospitalàries o malalties prolongades. Demaneu informació per uns mesos en lloc d’uns anys.
