Si treballeu en un consultori mèdic o comenceu la vostra pròpia consulta, programar les cites dels pacients és una de les vostres tasques més importants. Si manteniu ben organitzat el vostre horari de cites, s’assegurarà que cap pacient es perdi en el sistema i que tant els pacients com els metges tinguin una experiència agradable al consultori. Mentrestant, maximitzar la productivitat del vostre horari us permetrà reservar més cites i augmentar els ingressos de la vostra oficina.
Passos
Mètode 1 de 3: Configuració d’un sistema de programació de cites
Pas 1. Deixeu que els pacients reservin cites per telèfon, en persona i en línia
D’aquesta manera, us assegureu que obtingueu el màxim nombre de pacients possibles i que no perdeu cap pacient potencial que no pugui fer cites d’una manera particular. Permetre que les persones prenguin cites en línia també us permetran aprofitar l'accés en línia les 24 hores del dia, els 7 dies de la setmana i deixar que els pacients puguin reservar cites fora de l'horari.
- A més d’aquesta eficiència afegida, els pacients també informen que generalment se senten més còmodes i menys carregats per l’auto-programació en línia que per concertar cites per telèfon.
- Hi ha una gran varietat de programes de programació de cites en línia que podeu comprar per utilitzar-los a la vostra oficina. Alguns dels programes més populars inclouen AppointmentPlus, Booker i Thryv. Per descomptat, també podeu crear el vostre propi programari de programació si teniu habilitats de codificació i desenvolupament.
Pas 2. Oferiu als pacients diverses opcions de franges horàries per a la seva cita
Voleu assegurar-vos que oferiu als vostres pacients tantes opcions com sigui possible perquè puguin triar la millor franja horària per al seu horari concret. Pot semblar obvi, però és molt important per mantenir feliços els vostres pacients i reduir la possibilitat que hagin de cancel·lar la cita a causa d’un conflicte horari.
Per exemple, en lloc de preguntar-li a un pacient si el dimarts a la 1:00 li funciona, doneu-li l'oportunitat de seleccionar qualsevol franja horària disponible que li funcioni, com ara dimarts de 1: 00-2: 00, 2: 00-3: 00 o 4: 00-5: 00
Pas 3. Eliminar la informació de contacte de cada pacient programat
Haureu de poder posar-vos en contacte amb ells per recordar-los una cita o reprogramar la propera reserva. Assegureu-vos de demanar el número de telèfon, l'adreça de correu electrònic i l'adreça de correu electrònic de la persona quan es reserva la cita per primera vegada.
Si la persona fa la cita en persona o per telèfon, només cal que li demaneu aquesta informació. Si fan una cita en línia, assegureu-vos d'incloure una àrea al vostre portal en línia per obtenir informació de contacte amb els pacients
Pas 4. Envieu recordatoris als pacients el dia abans de la cita
Si els pacients obliden la seva cita i no es presenten, això comporta un gran bloc de temps perdut al vostre horari. L’ús de recordatoris redueix el risc que els pacients no es presentin a les seves cites i, per tant, ajuda a prevenir aquesta pèrdua de temps.
- El millor tipus de recordatori és trucar o enviar missatges de text als pacients, ja que és més probable que notin una trucada o un missatge de text entrants que no pas un missatge de correu electrònic nou en poc temps.
- L'ús d'un sistema de recordatori també pot augmentar la cancel·lació i la reprogramació de les cites no desitjades, cosa que pot fer que els pacients se sentin més controlats i, per tant, més satisfets pels seus horaris.
Pas 5. Teniu un programador de cites designat per a la vostra oficina
Si no s’encarrega únicament de mantenir l’horari de les cites de la seva oficina, contracti o designi algú perquè sigui el principal programador de cites. Assumir la responsabilitat de programar les cites amb 1 persona permetrà un procediment de programació més regimentat i conduirà a un horari que reflecteixi millor les necessitats del pacient i les preferències dels metges individuals.
Per exemple, si una persona s’encarrega de programar les cites, es pot centrar en coses com la concordança de determinats pacients o afeccions amb determinats metges en lloc de dividir la seva atenció entre diverses tasques
Mètode 2 de 3: Triaging dels pacients dins de la programació
Pas 1. Agrupeu pacients amb afeccions o problemes similars el mateix dia
Els metges solen agrair el tractament de pacients similars de forma esquemàtica, ja que afegeix consistència al seu treball i els posa en una mentalitat mèdica més centrada. Per tant, organitzar el vostre horari de cites d’aquesta manera farà que els metges del vostre consultori siguin més feliços i permetran als vostres pacients rebre un tractament més eficaç.
Per exemple, si hi ha diversos pacients que programen cites per a afeccions de la pell durant una setmana concreta, intenteu configurar-la de manera que totes les cites siguin el mateix dia de la setmana
Pas 2. Utilitzeu un gràfic de classificació per prioritzar les cites en funció de la serietat
El gràfic hauria d’incloure criteris com els símptomes reportats, la urgència de la cita i la durada de la cita. Quan afegiu una cita nova a la programació, consulteu aquest gràfic per determinar si cal reservar la cita el mateix dia, en els propers dies o en les properes setmanes.
- Per exemple, si una persona truca per concertar una cita i informa de símptomes com dolor intens i falta d'alè, incorporeu-lo al programa tan aviat com sigui possible, ja que el seu estat pot ser molt greu.
- Si a l’horari no hi ha espai per veure algú amb una afecció urgent de seguida i cal reprogramar la cita d’un altre pacient, també podeu utilitzar el gràfic per determinar quines cites es poden ajornar.
Pas 3. Eviteu fer doble reserva de pacients nous i pacients amb problemes complexos
Aquestes cites requeriran més temps i atenció del que necessitaran els pacients que tornen. En lloc d’això, planifiqueu pacients que necessitin poca atenció al costat de pacients nous, de manera que les infermeres puguin realitzar el registre inicial d’un pacient nou mentre el metge treballa amb el pacient que treballa.
- Tot i que fer una doble reserva d’aquesta manera us pot ajudar a veure més pacients en un dia, pot portar-vos a tenir problemes quan apareguin circumstàncies inesperades. Mantingueu la reserva doble al mínim per evitar problemes a la línia.
- La programació de pacients que treballen també és un bon mitjà per triar pacients en funció de les seves necessitats i deixar més espai per a la cita per a aquells amb problemes més greus.
Pas 4. Planifiqueu el vostre horari al voltant de les fluctuacions estacionals de les necessitats dels pacients
Segons la informació demogràfica de la vostra clientela, probablement veureu moltes cites que es reserven regularment durant la mateixa època de l’any. Utilitzeu l’experiència passada per predir aquestes fluctuacions estacionals i deixeu un espai adequat a l’horari per satisfer les necessitats dels vostres pacients.
- Per exemple, és possible que vegeu un gran nombre de persones programant revisions dels seus fills al començament d’un nou curs escolar, cosa que us obligarà a intentar deixar espai per a aquestes cites cada dia abans i després de l’escola.
- En general, les èpoques més concorregudes de l’any a les consultes mèdiques inclouen l’inici d’un nou curs escolar (és a dir, agost), la temporada d’al·lèrgies (és a dir, abril-juny) i la temporada de grip (és a dir, octubre-febrer).
Mètode 3 de 3: mantenir un calendari de cites eficient
Pas 1. Creeu una cronologia setmanal per organitzar la vostra programació
La vostra cronologia ha d’incloure informació com quants pacients ha de programar el vostre despatx cada setmana, quantes hores poden treballar els membres del personal i quants dies pot esperar un pacient abans de visitar un metge. Tenir aquesta informació a la vostra cronologia us ajudarà a equilibrar les necessitats dels pacients amb les dels empleats de la vostra oficina.
Per exemple, si sabeu que ja heu programat prou pacients per satisfer les necessitats del vostre despatx durant una setmana, podeu prioritzar la programació de pacients que no tinguin condicions urgents durant la setmana següent
Pas 2. Empleneu una programació d'ona modificada per evitar l'acumulació de pacients
En aquest model de programació, les cites dels pacients s'agrupen a prop del començament de l'hora i el final de l'hora es deixa obert. Amb aquest tipus d’horaris, l’espai obert al final de l’hora funciona com a memòria intermèdia quan les cites s’allarguen més del previst o es produeixen altres circumstàncies imprevistes.
- El model de programació d’ones modificat reduirà dràsticament els temps d’espera dels pacients, donant lloc a una major satisfacció general del pacient.
- Si teniu temps buit al final de l’hora, podeu utilitzar-lo per posar-vos al dia amb altres tasques a l’oficina, com ara presentar documents, fer trucades telefòniques o fins i tot celebrar reunions de personal.
Pas 3. Utilitzeu una llista d'espera per evitar la pèrdua d'espai horari després d'una cancel·lació
Si teniu una llista d’espera, podeu afegir pacients a la programació a última hora si es cancel·la una cita prèviament programada. Això minimitzarà la quantitat de temps i ingressos que perdrà la vostra oficina quan un pacient us cancel·li.
Creeu la vostra llista d'espera en format digital i configureu-la de manera que pugueu enviar instantàniament un text o un correu electrònic als pacients de la llista quan s'obri un espai horari. Això és molt més eficient que haver de contactar amb els pacients de la llista per telèfon
Pas 4. Definiu les hores d'arribada 20 minuts abans que les hores de cita
Això donarà al personal de l’estació de facturació molt de temps per recollir tota la informació necessària d’un pacient abans de la cita prevista amb el metge. Organitzar els horaris de cita d’aquesta manera evita els tipus de retards que poden desencadenar l’horari d’un dia sencer.
