Planificar una reunió de l’ajuntament sobre un problema de salut no és bàsicament diferent de planificar un ajuntament sobre qualsevol altre tema, excepte en la composició de l’audiència i els tipus de ponents que parlaran de l’esdeveniment. Tot i això, hi ha moltes coses que permeten planificar amb èxit una reunió de qualsevol tipus de l’ajuntament. Haureu de treballar molt, reclutar parts interessades importants i assegurar-vos que us heu donat el temps suficient per assegurar l’atenció de la premsa i de la comunitat.
Passos
Part 1 de 3: Posar les bases
Pas 1. Formar un comitè de planificació
La idea darrere d’un comitè de planificació és la força en nombre. Hi ha poques qüestions relacionades amb l’assistència sanitària que no preocupin més d’una organització. Heu d’identificar altres organitzacions de la comunitat interessades en el vostre problema, convèncer membres importants dels avantatges d’un ajuntament i contractar-los al vostre comitè de planificació.
- Per exemple, si el vostre problema de preocupació era la nutrició infantil, algunes organitzacions comunitàries que s’hi preocupessin podrien ser escoles, pediatres, bancs d’aliments, esglésies, agricultors i guarderies.
- L’autopromoció pot ser un motivador extremadament convincent. Aproximar-se a les organitzacions objectiu des d’un punt de vista que expliqui com participar específicament a l’ajuntament els pot resultar beneficiós específicament.
Pas 2. Localitzeu els problemes
És molt més fàcil preocupar-se per un problema que us afecta directament. Per fer que el tema del vostre ajuntament sigui més immediat i convincent, emfatitzeu l'impacte local del problema en lloc de l'impacte nacional o mundial.
- Per exemple, si la vostra ciutat o estat té una taxa elevada d’infecció pel VIH o una taxa alta d’obesitat, heu d’emfatitzar els problemes que afrontarà la vostra localitat en lloc dels problemes derivats del diagnòstic del VIH o de l’obesitat en general.
- Per tant, es podria dir: "La ciutat de Filadèlfia haurà de pagar 3.500 milions de dòlars més en costos sanitaris durant els propers 15 anys a causa de la nostra alta taxa d'obesitat", en lloc de "L'obesitat comporta uns costos assistencials més alts".
Pas 3. Identifiqueu els objectius
Els objectius de la vostra reunió determinaran el format, a qui convideu i com el promocioneu. El terme "ajuntament" només significa un tipus de reunió on les preguntes i respostes obertes del públic constitueixen la major part de la reunió.
Els objectius de la vostra reunió podrien ser informatius, defensar una determinada posició o donar comentaris als candidats polítics. Tot i que les reunions de candidats polítics i de defensa probablement cridin l'atenció, no necessàriament són el millor per al vostre problema. Per exemple, si l'opinió pública s'oposa als objectius polítics de la vostra organització, una reunió informativa podria ser una estratègia millor per canviar les opinions segons les vostres necessitats
Pas 4. Trieu un format
El format tradicional d’un ajuntament és que un panell de tres a cinc ponents més un moderador presentin breus presentacions detallant els seus antecedents i posicions. Després, un moderador obre preguntes al públic. Tot i que l’audiència pot fer preguntes a un determinat panelista, el moderador hauria d’actuar com a facilitador i, si creu que el programa avançaria plantejant la mateixa pregunta a diversos panelistes, haurien de fer-ho. Altres formats poden incloure:
- Un format de preguntes i respostes pur. Això pot ser bo per al fòrum d’un candidat.
- Un format de pregunta anònima, on les preguntes s’envien per endavant i el moderador tria quines preguntes es presentaran al panell. Aquest format pot ser bo per a temes controvertits.
Part 2 de 3: Unir la reunió
Pas 1. Trieu una ubicació, data i hora
La ubicació de la reunió hauria de ser en un lloc accessible centralitzat, neutral i amb discapacitat. Les esglésies, les biblioteques, els edificis governamentals i els centres comunitaris són bones opcions. Assegureu-vos que no entri en conflicte amb un altre esdeveniment popular de la comunitat i organitzeu-lo en un moment en què hi pugui assistir molta gent, el cap de setmana o, durant la setmana, al vespre.
- Una bona regla general és escollir sempre una ubicació una mica massa petita. Un local ple de gent crea la impressió d’activitat i popularitat, que sempre és millor que l’alternativa.
- Feu que l’esdeveniment sigui gratuït o de cost nominal, però animeu els assistents a respondre a una pàgina de Facebook, una adreça de correu electrònic o un número de telèfon per trucar-hi, de manera senzilla i econòmica. Suposem que dos terços dels "maybes" no apareixeran.
- Assegureu-vos que teniu una ubicació de reunió alternativa per si cau el lloc programat.
Pas 2. Convidar panelistes
Els panelistes són un dels factors més importants que contribueixen a l’èxit o al fracàs d’un ajuntament. Tot i que és millor tenir notables al tauler, això no sempre és una opció. El següent millor és que hi hagi panelistes que representin organitzacions notables i / o panelistes amb antecedents notables, cosa que dóna més credibilitat a l’esdeveniment.
- Busqueu oficials electes, acadèmics, líders comunitaris i de les esglésies i proveïdors de tractaments.
- Aquesta és una altra àrea on un comitè de planificació divers pot ser útil. Com més llarg estigui el vincle dels membres de la comunitat de planificació, més probabilitats teniu de poder aprofitar per un grup d’experts divers i emocionant.
- No descompteu el factor de personalitat quan convideu a panelistes. Els panelistes haurien de ser prou creïbles per fer arribar la gent a l’ajuntament, però haurien de ser prou emocionants perquè la gent parli sobre el seu ajuntament molt després que acabi.
Pas 3. Contractar un moderador
Els moderadors són un altre factor important en l’èxit d’un ajuntament. El moderador ha de tenir el respecte dels ponents i del públic, juntament amb el tarannà per desactivar les tensions i accelerar la discussió.
Penseu en un moderador com un MC: haurien de ser carismàtics, però no tan carismàtics, sinó que eclipsen els panelistes o dominen la discussió. Els membres dels mitjans de comunicació, els jutges i advocats retirats i el clergat poden ser bons candidats
Pas 4. Informeu els panelistes
Assegureu-vos que els vostres panelistes coneguin el format de l’ajuntament, els altres panelistes, la participació prevista i els temes a l’ordre del dia. Sempre que estiguin disposats, prepareu-los per parlar després amb els mitjans de comunicació.
És una bona idea que els vostres panelistes arribin quaranta-cinc minuts a una hora abans que pugueu revisar el format i els temes per última vegada
Pas 5. Reuneix un personal
Alguns membres del personal clau necessiten per garantir que la reunió funcioni sense problemes. Hauríeu de tenir algú per parlar amb els mitjans de comunicació, assentar els convidats i distribuir materials com ara les agendes de reunions als panellistes i als convidats.
Totes aquestes són bones feines per als voluntaris
Pas 6. Prepareu materials anticipats
Independentment de la mida de la reunió, necessitareu alguns materials impresos per passar als convidats, a la premsa i als panelistes. El tipus de reunió que organitzeu dictarà els tipus específics de materials. Per exemple:
- Si organitzeu una reunió informativa, és una bona idea imprimir fulletons o fullets que toquin part de la informació que tractareu a l’ajuntament. Per exemple, si el vostre problema és el VIH a la vostra comunitat, imprimiu un fulletó que repassi algunes estadístiques importants sobre l'impacte del VIH a nivell local.
- Un ajuntament amb candidats o funcionaris polítics pot incloure informació sobre les posicions i els partits dels candidats o funcionaris en relació amb el vostre problema de salut.
Part 3 de 3: Preparació de la reunió
Pas 1. Assegureu-vos que aparegui el contingut multimèdia
La premsa és crucial per a un ajuntament amb èxit. Tant si l’ajuntament se centra en la promoció de qüestions, la difusió d’informació o un fòrum polític, la seva notorietat influirà en l’èxit d’aquests objectius i en la vostra capacitat de reunir ajuntaments en el futur.
- Haureu d’escriure notes de premsa, identificar els periodistes que tractin d’històries sobre salut, assumptes de la comunitat o política, i contactar-hi a intervals regulars.
- Un comunicat de premsa és un document senzill enviat a organitzacions de mitjans de comunicació que explica un esdeveniment i per què cal destacar-lo. Els comunicats de premsa solen tenir menys d’una pàgina.
- Les notícies es refereixen a l’actualitat, de manera que us heu d’assegurar d’estressar els periodistes per què l’ajuntament és un esdeveniment que s’ha de tractar ara i no més tard. Per exemple, l’obesitat sempre és un problema, però només fa notícies quan es publica un estudi que pretén mostrar un altre motiu pel qual és dolent.
Pas 2. Contacteu amb organitzacions afins
Els membres del vostre comitè de planificació, els panelistes i els membres d’organitzacions relacionades que no formen part directa de l’ajuntament haurien de ser cultivats per donar a conèixer l’esdeveniment.
No us oblideu d’utilitzar recursos com ara campus universitaris, hospitals i agències governamentals. Publiqueu fullets publicitaris de l'esdeveniment en aquests llocs. Poden ser una bona manera d’augmentar l’assistència
Pas 3. Accediu a les xarxes socials
No oblideu l’extensa xarxa de grups d’emissions a Facebook i altres mitjans de comunicació social. No us acosteu a les organitzacions de maó i morter amb gent a la nòmina. Publicar a grups, blocs i taulers de missatges de Facebook d’organitzacions interessades i relacionades.
Assegureu-vos que els vostres membres i membres del grup també promocionin l'esdeveniment a Twitter, Facebook i Instagram
Pas 4. Reuneix els paquets de premsa
Un paquet de premsa es distingeix d’un comunicat de premsa en què es tracta d’un paquet de materials lliurat als periodistes el dia d’un esdeveniment en lloc d’un incentiu per cobrir un esdeveniment. Ha d'incloure:
- El comunicat de premsa.
- Biografies dels ponents i ponents.
- Informació sobre el tema, inclosos estudis rellevants, estadístiques i històries personals de persones afectades.
Pas 5. Esperar allò inesperat
De vegades, els panelistes no es mostren. De vegades, els manifestants inunden el local. Una tempesta de neu podria arrasar a la zona del no-res. Com a planificador d'esdeveniments, heu de planificar aquestes contingències reservant altaveus alternatius o programant dates alternatives.
- Si els manifestants inunden el vostre ajuntament, és possible que sigui adequat un canvi de format. Si el format original és una pregunta i resposta obertes, obtingueu preguntes avançades. Si els manifestants són fora, convideu-los a entrar i canvieu el format per avançar la presentació de preguntes.
- Alineeu altaveus alternatius de la vostra organització o de les organitzacions participants per si un altaveu programat no apareix. Si l’ajuntament és un fòrum entre candidats polítics, recalqueu-lo sense parar als mitjans de comunicació, cosa que farà que desitgin haver-se presentat.
