Segons la Llei de seguretat i salut laboral (OSHA), els vostres empleats tenen el dret d’entregar-vos qualsevol infracció de seguretat relacionada amb el treball, inclòs l’ús de materials perillosos, protecció contra incendis o exposició al soroll. Saber respondre a una reclamació d’OSHA i disposar d’un conjunt de procediments existents ajudarà la vostra empresa a mantenir-se en el negoci i a satisfer totes les necessitats reguladores que s’aborden a la reclamació.
Passos
Part 1 de 4: reaccionar a la trucada telefònica inicial
Pas 1. No us espanteu
Rebre una queixa d’OSHA probablement us sorprengui, però no us espanteu. Tot el que heu de fer és mantenir la calma i el respecte, escoltar amb atenció i seguir les instruccions, fer els canvis necessaris i enviar una carta de resposta que ho mostri. De fet, la vostra reclamació d’OSHA s’hauria de resoldre en qüestió de dies.
Pas 2. Escolteu atentament
Quan rebeu la trucada telefònica inicial que us notifiqui la queixa d’OSHA, escolteu amb molta atenció el representant al telèfon. Eviteu fer preguntes. Simplement sigueu el més professional possible i escriviu tota la informació.
Pas 3. No admetre ni explicar res
Mentre esteu al telèfon amb el representant, abstingueu-vos d'admetre, de negar o d'explicar res. Ara no és el moment per a això. Simplement escolteu i agafeu tota la informació que pugueu. Durant aquesta trucada telefònica, mantingueu premut la llengua.
Podríeu dir alguna cosa com ara: "No puc confirmar ni desmentir aquestes acusacions", o simplement: "No és la nostra política de l'empresa respondre immediatament"
Pas 4. Expresseu la vostra autèntica preocupació
Després d'haver sentit el que el representant ha de dir, preneu-vos un moment per expressar una preocupació professional genuïna. Il·lustreu que us preneu aquesta queixa molt seriosament.
Podeu manifestar la vostra preocupació molt directament dient "Em prenc aquesta queixa molt seriosament. La seguretat dels meus empleats i del lloc de treball és molt important per a mi"
Pas 5. Anuncieu la vostra intenció de complir-la
Expliqueu que teniu intenció de revisar detingudament les denúncies quan rebeu la carta oficial de queixa i compliu les instruccions que s'indiquen a l'interior. Deixa clar que faràs tot el que calgui per resoldre aquesta reclamació i corregir la situació.
Podríeu dir: "Tinc la intenció de mirar aquest assumpte i corregir qualsevol problema el més aviat possible"
Pas 6. Agraïu el representant d’OSHA
Al final de la trucada telefònica, no oblideu agrair al representant el seu temps. Això ajuda a tancar la comunicació amb una nota positiva i professional.
Part 2 de 4: Respondre a la carta de queixa
Pas 1. Reviseu els estàndards OSHA citats a la carta
Poc després de la trucada telefònica, heu de rebre una correspondència per fax d’OSHA. Aquesta és la vostra carta de reclamació oficial. Reviseu aquesta carta amb molta cura i determineu la naturalesa de la queixa.
Pas 2. Envieu una còpia de la vostra carta de reclamació
Segons les instruccions d’OSHA, heu de publicar una còpia de la vostra carta de reclamació al tauler d’anuncis de l’empresa, on tots els empleats la puguin veure.
- La cita ha de romandre publicada durant tres dies hàbils (sense incloure caps de setmana ni festius) o fins que no es corregeixi el problema.
- Això s’ha de fer fins i tot si es disputa la cita.
Pas 3. Signeu i envieu per fax el vostre "Certificat de publicació"
"Després d'haver publicat una còpia d'aquesta carta on els empleats puguin veure-la, signeu el" Certificat d'enviament "inclòs i envieu-lo per fax al número proporcionat. Conserveu el comprovant de fax com a prova.
Pas 4. Investigueu les denúncies
Consulteu tots els elements de la queixa d’OSHA el més completament possible. Fins i tot si us molesta la queixa o no doneu gaire valor a la seva legitimitat, busqueu qualsevol àrea que calgui tractar o millorar.
Pas 5. Estableix el pla de correcció en moviment
Un cop hàgiu investigat tots els possibles problemes, elaboreu un pla per corregir-los i poseu-lo immediatament en marxa. Registreu els canvis importants mitjançant fotos, rebuts o altra documentació.
Part 3 de 4: Redacció de la carta de resposta
Pas 1. Actua ràpidament
Haureu de redactar la vostra carta de resposta no més tard de tres dies després de rebre la vostra carta de reclamació. Un cop rebuda la queixa, només teniu cinc dies per abordar completament la situació i enviar una resposta, de manera que no perdeu el temps.
Pas 2. Utilitzeu un format clar
Mireu atentament el format de la vostra carta de reclamació, observeu la redacció utilitzada i fixeu-vos en el to. Voldreu fer coincidir tant el format com el to de la carta que heu rebut.
- Dirigiu-vos la carta reflectint la informació de la carta de reclamació que heu rebut (inclòs el nom del representant que va signar la vostra carta de reclamació).
- Incloeu el número de reclamació oficial a l’assumpte.
- Feu coincidir la salutació de la vostra carta amb la que s’utilitza a la carta de queixa.
- Indiqueu les vostres intencions amb la carta (per exemple, per abordar les al·legacions i presentar les vostres conclusions) a la vostra introducció.
Pas 3. Limiteu-vos als fets
A la resta de la vostra carta, indiqueu els fets de la manera més senzilla i clara possible. Aquest no és el lloc per parlar malament d’un empleat, intentar negar les acusacions o intentar culpar a altres persones. La vostra queixa es resoldrà amb més rapidesa si només us dirigiu als càrrecs i expliqueu què heu fet per corregir la situació.
Per exemple, podríeu dir: "El 5 de novembre, vaig rebre la reclamació OSHA número 2845. Al llarg dels dos dies següents, vam investigar les cites 1-3 i vam establir accions correctores. El 7 de novembre vam rectificar la cita 1 (ús incorrecte) de la campana de fum) substituint l'equip (vegeu el justificant adjunt i la foto)."
Pas 4. Proporcioneu documentació
Envieu la vostra carta juntament amb qualsevol documentació addicional que us ajudi a tancar el vostre cas. Això pot incloure comandes de compra, rebuts, resultats de supervisió, informació de contacte del proveïdor / contractista, fotografies o qualsevol altre document que verifiqui els canvis que heu fet.
Pas 5. Envieu la carta
Organitzeu que la carta s’enviï per correu certificat (amb sol·licitud de signatura de rebut) o per missatgeria privada. No us oblideu del termini límit de cinc dies!
Pas 6. Truqueu i feu un seguiment
Si no heu sentit res de la vostra reclamació al cap de tres dies hàbils després de la data prevista de recepció, truqueu i feu un seguiment. Tingueu a punt el vostre número de cas i demaneu un informe d’estat.
Pas 7. Prepareu-vos per a una inspecció
És possible que un inspector OSHA es presenti sense avisar a la vostra instal·lació. Sigues amable, professional i cortès i respon només a preguntes específiques dirigides per l’inspector.
Pas 8. Pagueu les sancions
En funció de la naturalesa i la gravetat de la denúncia, també se us pot demanar que pagueu una multa. Aquesta penalització s’ha d’abonar en un termini de 15 dies hàbils a partir de la recepció de la citació enviant un xec directament a OSHA. Fins que no es rebi el pagament, el cas no es resoldrà.
Part 4 de 4: impugnació d'una queixa d'OSHA
Pas 1. Sol·liciteu una conferència informal
Si esteu considerant impugnar la vostra queixa, us recomanem que truqueu i sol·liciteu una conferència informal amb un representant local d’OSHA. Durant aquesta conferència, podreu conèixer millor la naturalesa de la vostra infracció, discutir els mètodes de correcció, discutir les opcions de resolució i, fins i tot, resoldre les citacions i sancions en disputa.
Això també es pot fer si la vostra intenció és complir-la completament o si no esteu segur de quin curs heu de seguir
Pas 2. Redacta i envia un "Avís d'intenció de concurs
”Si heu conclòs que qualsevol element de la denúncia no té fonament o que no esteu d’acord amb la quota assignada o amb la data de reducció, heu de presentar un avís d’intenció de concurs oficial dins dels 15 dies hàbils següents a la recepció de la vostra citació. La vostra carta ha d’indicar exactament el que s’està impugnant (la citació, part de la citació, l’import de la tarifa o la data de reducció) tan clarament com pugueu. A continuació, envieu aquest avís mitjançant correu certificat.
Per exemple, podeu dir: "Vull impugnar la citació i la multa proposades per als ítems 2 i 3 de la citació emesa el 5 de novembre de 2015"
Pas 3. Espereu que l'OSHRC programi una audiència
Tan bon punt es rebi l'avís d'intenció de concurs, el seu cas estarà oficialment en litigi. Les vostres dates de reducció i tarifa se suspendran fins que s’arribi a una decisió i es remeti el vostre cas a OSHRC. OSHRC és una agència independent separada del Departament de Treball. El OSHRC programarà una audiència per al vostre cas.
Pas 4. Assistiu a l'audiència
Un cop fixada la data de l'audiència, voldreu començar a preparar-la i assegurar-vos que hi podeu assistir. És possible que vulgueu obtenir un consell legal, que us ajudarà a presentar el vostre cas. Tant els empresaris com els empleats poden participar en aquesta audiència.
Pas 5. Seleccioneu acceptar o apel·lar la decisió
En aquesta audiència es prendrà una decisió, ja sigui confirmant la citació i els honoraris inicials, modificant-los per tenir en compte la vostra impugnació específica o desestimant-los. Qualsevol de les parts té l'oportunitat d'acceptar la decisió o de presentar una apel·lació per a una investigació posterior per part del OSHRC. Si el cas encara no es resol, passaria al Tribunal Federal de Circuits.
Consells
- Respecteu els drets dels vostres empleats a presentar una queixa d’OSHA. La secció 11 (c) de la Llei de seguretat i salut laboral prohibeix a qualsevol empresa deixar anar un empleat o prendre represàlies contra ell per un xiulat o presentar una queixa d’OSHA.
- No feu preguntes ni excuses quan tracteu amb OSHA. En lloc d’això, sigueu senzill i concís amb la vostra comunicació amb ells i només tracteu la queixa que ens ocupa.
- Si apareix un investigador OSHA al vostre negoci, no se us demana que hi deixeu entrar fins que tot el personal directiu no estigui al lloc. Informeu a tots els recepcionistes i vigilants de seguretat d’aquest fet.
- Si aquest problema no es resol ràpidament, és possible que vulgueu obtenir assessorament legal.
