Si algú et decepciona o et passa alguna cosa decebedora, és completament normal sentir-te molest, frustrat o totalment enfadat. Però, sovint, la millor resposta és estar tranquil i recollit perquè pugui expressar les seves preocupacions i decepcions professionalment. Expressar-se professionalment no és difícil de fer si es manté el cap fred i es manté la calma. Tant si decidiu comunicar la vostra frustració per correu electrònic, carta o en persona, es tracta d’utilitzar el llenguatge adequat i de comportar-vos correctament.
Passos
Mètode 1 de 3: enviament d’un correu electrònic professional
Pas 1. Utilitzeu el correu electrònic per expressar la vostra decepció per un problema relacionat amb la feina
Si esteu decebut amb un company de feina o un gestor, el correu electrònic és una manera excel·lent d’expressar la vostra decepció, alhora que guardeu un registre digital en cas que es produeixin problemes futurs. També podríeu enviar un correu electrònic si rebutgeu una possibilitat de feina.
- Un correu electrònic també és una bona manera de comunicar la vostra decepció al vostre cap si va denegar una sol·licitud d'algunes coses com unes vacances o una idea que heu suggerit.
- Tot i que pot fer mal als vostres sentiments, sempre és una bona idea enviar un missatge de correu electrònic de seguiment després de ser rebutjat per una feina.
Pas 2. Escriviu un assumpte directe i curt si esteu redactant un correu electrònic original
Sigueu concís i indiqueu clarament de què tracta el correu electrònic a l'assumpte. Eviteu fer servir una frase llarga o un llenguatge groller perquè el vostre correu electrònic sembli més professional perquè el destinatari s’ho prengui més seriosament. Trieu un assumpte que no superi les 5 paraules i escriviu-lo a la línia d'assumpte del correu electrònic.
Per exemple, si escriviu un correu electrònic a un company de feina sobre un termini incomplert, podeu incloure una línia d'assumpte que sembli "Data límit d'enviament perdut"
Nota:
Si responeu a un missatge de correu electrònic, com ara un missatge de correu electrònic que us notifica que heu rebutjat una feina potencial, responeu al missatge de correu electrònic original en lloc de redactar-ne un de nou per tenir un registre organitzat de la vostra correspondència.
Pas 3. Inicieu el correu electrònic amb una salutació professional per definir el to
Obriu el vostre correu electrònic amb una salutació formal perquè quedi clar des del principi que el vostre correu electrònic és professional. Trieu una salutació que sigui adequada per a la vostra relació amb la persona. Per exemple, si teniu nom de persona amb un gestor anomenat Matthew Smith, podeu iniciar el vostre correu electrònic com ara "Benvolgut Matt".
- Si teniu una relació molt oberta i informal amb el destinatari, podríeu dir alguna cosa com: "Ei Matt".
- Si escriviu un correu electrònic a algú que mai no heu conegut, comenceu per "A qui pot preocupar".
- Per als correus electrònics de grup amb diversos destinataris que vulgueu dirigir, només cal que digueu "Tots".
Pas 4. Afegiu un breu plaer per mantenir el correu electrònic amigable
Després de saludar el destinatari, feu que la primera línia del vostre correu electrònic sigui un intercanvi breu o agradable que demostri que sou amable però professional. Deixeu-ho curt i no passeu més de 2 o 3 línies de xerrades abans d’arribar a la carn del vostre correu electrònic.
- Proveu de començar amb alguna cosa com "Espero que us vagi bé" o "Espero que aquest correu electrònic us trobi bé".
- Si la vostra relació és casual amb la persona, podeu esmentar un detall personal com ara: "Espero que ho hagueu passat molt bé al concert el cap de setmana passat".
Pas 5. Indiqueu clarament la vostra decepció al cos del correu electrònic
Un cop hàgiu preparat l’escenari per al vostre correu electrònic amb una salutació i un breu plaer, aneu directament a l’expressió de la vostra decepció. Digueu-los clarament com us sentiu, però mantingueu el vostre llenguatge formal i eviteu fer sarcasme, amenaces o blasfèmies perquè us semblin el més professionals possibles. Enumereu totes les vostres queixes i mantingueu el cos del vostre correu electrònic a 1 paràgraf si és possible, de manera que el correu electrònic estigui centrat en el tema que ens ocupa.
- Per exemple, si us rebutgessin per un lloc de treball potencial, podríeu dir alguna cosa així com: “Lamento saber que heu decidit anar en una direcció diferent. Estava desitjant l’oportunitat, així que em decep la decisió de contractar algú més ".
- Si escriviu a un company de feina o a un empleat per expressar la vostra decepció, podríeu dir alguna cosa com ara: "M'ha cridat l'atenció que certes polítiques i procediments no s'han seguit correctament. Les polítiques existeixen per una raó, de manera que és decebedor saber que se n’han ignorat ".
Pas 6. Mantingueu el vostre idioma i to respectuosos durant tot el correu electrònic
Utilitzeu un llenguatge formal i respectuós per transmetre clarament la vostra decepció sense fer que el destinatari senti que els ataca personalment. Imagineu com es percebria l’escriptura si fos llegida per algú altre o si es fes pública i fes que la teva escriptura sigui una representació professional de tu mateix.
- Si envieu un correu electrònic a un empleat o a un gestor, és possible que el vostre correu electrònic es comparteixi amb altres persones, per la qual cosa és important que la vostra redacció sigui respectuosa i professional.
- Per exemple, en lloc de dir alguna cosa així com: "No entenc quin és el vostre problema i per què us negueu a seguir el procediment", digueu alguna cosa així: "Com hem comentat anteriorment, els procediments estan dissenyats per mantenir a tots iguals pàgina, de manera que haurien de ser seguits per tothom ".
Pas 7. Concloeu el correu electrònic amb una nota positiva i una crida a l'acció
Per completar el vostre correu electrònic, incloeu informació útil com ara configurar una reunió o convidar el destinatari a acudir a vosaltres si té alguna pregunta. Incloeu també algunes notes positives. Esmenta coses que t’alegren o elogia la persona per alguna cosa que ha fet bé, de manera que sentin que no només la reprensiones, sinó que tinguin en el fons els seus millors interessos.
- Per exemple, podeu dir al vostre entrevistador: "Però agraeixo l'oportunitat d'entrevistar amb la vostra empresa. Si us plau, feu-me saber si s’obre alguna cosa en el futur!”
- Si escriviu a un empleat o un company de feina, proveu alguna cosa com: "Sé que heu estat treballant molt dur en això, només volia informar-vos de les qüestions que tinc perquè pugueu estar alerta per a possibles problemes futurs ".
Pas 8. Llegiu el correu electrònic en veu alta abans d’enviar-lo per escoltar com sona
Preneu-vos un moment per llegir tot el correu electrònic en veu alta perquè pugueu escoltar el to de la vostra escriptura i corregir-lo per si hi ha errors ortogràfics o gramaticals. Si trobeu errors tipogràfics, faltes d’ortografia o un llenguatge descarat, solucioneu-ho. Si el to és massa suau o massa dur, ajusteu l'idioma perquè sigui professional però ferm. Quan n’estigueu satisfet, envieu-lo a la persona destinada.
- També podeu fer que un amic o company de feina llegeixi el vostre correu electrònic abans d’enviar-lo per assegurar-vos que soni bé.
- Els errors ortogràfics o les paraules que falten poden provocar l’impacte del vostre correu electrònic, així que preneu-vos el temps per revisar els vostres escrits.
Mètode 2 de 3: Redacció d’una carta formal de queixa
Pas 1. Envieu una carta a una empresa o si no heu pogut obtenir resposta
Si esteu decebuts amb un producte o el comportament d’una empresa, escriure una carta formal que detalli la vostra queixa és la forma més professional de comunicar-vos amb ells. Si no heu pogut contactar amb algú per qualsevol altre mitjà, utilitzeu una carta formal com a últim recurs per expressar la vostra decepció i detallar els vostres problemes.
També podeu utilitzar una carta com a darrer intent de demostrar que heu intentat contactar amb algú per parlar-ne del problema
Pas 2. Indiqueu clarament el vostre problema a la primera frase
Sigui el que sigui el que us decebi, deixeu-ho clar a la primera frase posant-lo a la primera frase de la vostra carta. Sigueu directe i concís i indiqueu el vostre problema o queixa de manera clara i professional per definir el to de tota la vostra carta.
- Per exemple, si escriviu a una empresa per queixar-vos d’una política que us afectés, podríeu començar amb “Escric per expressar la meva frustració i decepció amb la política de devolució de la vostra empresa”.
- Si escriviu una carta a algú a qui no heu pogut arribar, proveu de començar amb alguna cosa com ara: "Escric aquesta carta pel fet de no respondre a les meves preguntes sobre el meu dipòsit de seguretat després d'haver estat incapaç d'arribar per telèfon o per correu electrònic ".
Pas 3. Utilitzeu el cos de la vostra carta per afegir detalls i informació relacionada amb el vostre problema
Un cop hàgiu declarat la vostra decepció i el vostre problema, utilitzeu la resta de la vostra carta per afegir informació i informació específica per ampliar la vostra carta i explicar la vostra frustració. Esmenta tots els passos que has pres per resoldre el problema, així com els esforços que has fet per contactar-hi per obtenir ajuda.
Consell:
Si heu intentat posar-vos en contacte amb ells o heu promès atendre les vostres inquietuds, mencioneu les dates en què heu intentat contactar-hi o es van comprometre a solucionar el problema.
Pas 4. Eviteu un llenguatge enutjat, sarcàstic o amenaçador a la vostra carta
Al llarg de la vostra carta, mantingueu el vostre llenguatge i to formal i professional. No utilitzeu mai llenguatges obscurs ni llenguatges amenaçadors i eviteu el sarcasme perquè els vostres escrits apareguin el més professionals possibles.
- Si mai heu de presentar la vostra carta per a un cas judicial, voleu que us sembli el més professional possible.
- Maleir o utilitzar un llenguatge violent et farà semblar agressiu i poc professional.
Pas 5. Incloeu còpies de qualsevol document rellevant per a la vostra reclamació
Si teniu fotografies, contractes o qualsevol altre document que faci una còpia de seguretat o demostri les vostres reclamacions, feu-ne una còpia i adjunteu-les a la vostra carta. Assegureu-vos de fer-ne referència a la vostra carta per afegir encara més validesa a qualsevol reclamació que feu.
Per exemple, a la vostra carta podríeu dir alguna cosa així com "He adjuntat imatges de l'aspecte del producte acabat, que, com podeu veure, no és gens satisfactori"
Pas 6. Afegiu la vostra informació de contacte després de concloure
Acabeu la carta amb un paràgraf que resumeixi les vostres principals preocupacions i les accions que voleu fer per resoldre-les. Si voleu que la persona o l'empresa es posi en contacte amb vosaltres per intentar solucionar el problema o discutir més sobre l'assumpte, assegureu-vos d'incloure la vostra informació de contacte a la part inferior.
- Firmeu la carta amb un tancament formal, com ara "De debò", "Sincerament" o "Respectuosament" seguit del vostre nom.
- Indiqueu el número de telèfon o l'adreça de correu electrònic que vulgueu que facin servir per contactar-vos.
Pas 7. Envieu la carta mitjançant correu certificat perquè s’hagi de signar
Utilitzeu el correu certificat o una opció de lliurament de cartes que requereixi que el destinatari la signi perquè tingueu la prova que s’ha rebut. Conserveu el rebut en cas que hagueu de demostrar que els heu escrit una carta o que l’heu facilitat per a un cas judicial.
Mètode 3 de 3: Parlar amb algú professionalment
Pas 1. Parleu amb algú directament si no voleu que consti en el registre
Si preferiu expressar la vostra decepció sense deixar rastre de paper o sense preocupar-vos que la vostra conversa s’examini més tard, el camí a seguir és una conversa cara a cara. A més, una conversa directa amb algú permet avaluar les seves reaccions i afegir un toc més personal.
- Sovint també pot ser molt més ràpid parlar simplement amb algú que us decepciona.
- Parlar amb algú li permet utilitzar el seu propi llenguatge corporal i el to de veu per transmetre realment la seva frustració o decepció.
Pas 2. Demaneu a la persona que es reuneixi amb vosaltres en privat per tractar el tema
Parleu amb la persona allunyada d’altres persones perquè pugueu expressar-vos lliurement sense potencialment avergonyir-la. Programeu una reunió o demaneu-los que us coneguin en algun lloc, com ara una sala de conferències, una oficina o fins i tot una cafeteria, perquè sigui més professional.
- Truqueu-los o envieu-los un correu electrònic per preguntar-los quina hora i lloc és el millor per a ells.
- Si us trobeu en una situació en què no podeu manifestar la vostra decepció en privat, intenteu mantenir-vos el més professional que pugueu i mantingueu la calma a ratlla.
Consell:
Si necessiteu parlar amb ells immediatament, digueu-los una cosa com: “Té un moment ràpid? Necessito parlar amb tu.
Pas 3. Comenceu la conversa agraint-los i preguntant-vos com els va
Abans de començar a expressar la seva decepció, preneu-vos un moment per agrair a la persona que s’hagi dedicat el temps a reunir-vos i avaluar el seu estat d’ànim. Pregunteu-los com els va i si estan preparats per parlar amb vosaltres sobre el problema. Si semblen enfadats o agitats, intenteu calmar-los o espereu a parlar amb ells més tard. Si semblen bé, aneu endavant i comenceu a discutir el vostre problema o problema.
- Començar amb el peu dret ajudarà a la conversa a funcionar de manera fluida i professional.
- Per exemple, podeu començar dient alguna cosa com ara: "Moltes gràcies pel vostre temps. No trigaré massa, només necessito discutir alguna cosa amb vosaltres ".
Pas 4. Indiqueu la vostra queixa de manera clara i directa
Expliqueu-li a la persona per què us ha decebut fent servir un llenguatge específic i poc emocional. Sigues directe i objectiu i enumera tots els motius pels quals estàs insatisfet, però evita reprovar-los amb una llista de faltes. Utilitzeu un llenguatge tranquil i professional per transmetre els vostres sentiments i eviteu alçar la veu o fer servir blasfemies.
- Crits i maleïments només us faran semblar agressiu i poc professional.
- Per exemple, expliqueu-los com us sentiu sense emocionar-vos excessivament. Es podria dir alguna cosa així: "Quan fas una cosa així, realment em fa sentir que no t'importa com m'afecta i, per ser sincer, és dolorós i decebedor.
Pas 5. Pregunteu-los si tenen cap pregunta abans d’acabar la reunió
Un cop hagueu expressat la vostra decepció i hagueu explicat el vostre raonament, doneu-li la possibilitat de parlar. Pregunteu-los si tenen cap pregunta per a vosaltres o si no tenen clar res sobre allò que els heu dit, de manera que no hi hagi cap confusió. A continuació, agraïu-los de nou que es reunissin amb vosaltres abans d’acabar la conversa.
Si és possible, oferiu solucions o millores per al futur
Consells
- No escriviu mai cap missatge de correu electrònic, no escriviu una carta ni mantingueu cap conversa mentre esteu enfadats. Feu algunes respiracions per calmar-vos abans de començar i així tindreu el cap clar.
- Eviteu mantenir una conversa amb algú davant d'altres persones. Espereu fins que estiguin disponibles per parlar i reunir-vos en privat.
