Tots sabem que l’organització a la feina és important, però és una lluita contínua per a molta gent. Ho creguis o no, mantenir-te organitzat no és tan descoratjador com pugui semblar. Algunes solucions ràpides i algunes solucions contínues faciliten el que mai hauríeu pensat.
Passos
Mètode 1 de 4: gestionar el vostre espai i el vostre temps
Pas 1. Superviseu les vostres activitats
Dediqueu un parell de dies a guardar un diari o un registre de les vostres activitats diàries. Això us ajudarà a veure exactament el que feu que potser ni tan sols us adonareu, i us proporcionarà una primera visió dels buits organitzatius i de productivitat. Aquest exercici també s’ha de fer tenint en compte els vostres objectius generals. Mitjançant el registre d’activitats, podeu veure quines activitats poden perdre el temps i quines activitats poden millorar els vostres objectius.
Pas 2. Determineu els temps de productivitat
Alguns de nosaltres som gent del matí i alguns de nosaltres es preocupen per la idea dels matins. És possible que ja tingueu clar quines hores del dia sou més productiu. Tant si preferiu els vespres, els matins, l’hora de dinar o bé abans o després de les hores punta de la jornada laboral, aprofiteu aquests moments per maximitzar la vostra productivitat.
Pas 3. Prioritzeu les vostres tasques
Tots sabem que algunes tasques són més importants que d’altres, però no sempre les prioritzem en conseqüència. Per tant, desenvolupeu un sistema de classificació marcant o protagonitzant tasques importants, per exemple, i sigueu honestos i flexibles. Utilitzeu recordatoris, ja sigui mitjançant un calendari digital o mitjançant notes adhesives a l'ordinador o a l'escriptori. Dediqueu més temps i energia als elements de màxima prioritat de la vostra llista. Entre els exemples s’inclouen tasques sensibles al temps, com ara les coses pendents d’acabar el negoci o demà. També podeu prioritzar la resposta a clients, caps o qualsevol altra persona que pagui les factures. I si no esteu segur de la sensibilitat o la importància d’una tasca, sempre és bo preguntar-ho.
Pas 4. Eliminar les tasques ràpides immediatament
No totes les tasques han de ser prioritzades i programades per a un futur termini de finalització. Algunes tasques triguen gairebé tant de temps a planificar-se o a programar-se com triguen a complir-se. Si és així i podeu descarregar aquestes tasques de seguida, feu-ho de totes maneres! Manejar tasques ràpides immediatament també ajuda a prevenir les dilacions.
Pas 5. Gestioneu el desordre i els materials de treball
Els nostres escriptoris van fàcilment de llocs desordenats a llocs de tornados, òbviament dificultant l'organització. Fins i tot hi ha persones que compleixen una política exclusiva de servei de neteja. Tot i que això no és del tot necessari, preneu mesures per netejar l’espai de treball.
- Declutter. Llenceu les escombraries a la brossa i arxiveu sistemàticament els materials que necessiteu. Esborreu el desordre sempre que sigui possible: durant les pauses de la jornada laboral, les pauses o entre les tasques.
- Netegeu-vos immediatament. D’aquesta manera és a la part superior de la vostra ment. A més, eviteu la inevitable agitació de fer que el desordre actual passi a formar part del vostre desordre futur.
- Mantingueu a mà els subministraments necessaris. No tot el que us envolta és desordenat, és clar. Tenir les eines necessàries disponibles us estalvia temps i fa un bon ús del vostre preuat espai.
Pas 6. Programeu activitats i cites
Algunes persones només programen reunions, però no activitats a la llista de tasques. Programar les tasques més importants i les cites pot ser útil. També és possible que us "reuniu" els vostres dies tenint reunions només els dimarts i els dijous, per exemple. Conserveu alguns buits al vostre horari per gaudir del temps creatiu o per adaptar-vos a allò inesperat.
- Utilitzeu un organitzador i un calendari. Aquests poden ser organitzadors de ploma i paper, o poden ser calendaris basats en programari i aplicacions d'assistent personal, com ara iCalendar o Google Now.
- Classifiqueu les vostres activitats. La classificació o les activitats de codificació de colors us poden proporcionar un ràpid recordatori visual del que és important on. Per exemple, les categories poden incloure correspondència, projectes, esdeveniments, reunions, pluja d'idees i fins i tot descansos o exercici i temps de gimnàs.
- Agilitzeu la vostra tecnologia. Els organitzadors en línia i les plataformes de correu electrònic com Outlook, per exemple, poden combinar les vostres llistes de tasques, calendaris i adreces. Això no només augmenta la vostra eficiència, sinó que us ajuda a racionalitzar el vostre pensament.
- Delegar sempre que sigui possible. En la bogeria de la jornada laboral, és fàcil oblidar que no cal fer-ho tot tu mateix. Delegeu-lo a un assistent o, si esteu especialment inundats, demaneu a un company que us faci una tasca sòlida i us ajudi en una tasca concreta. Sempre els podeu pagar més endavant quan la cosa es desacceleri.
Mètode 2 de 4: abordar el correu electrònic de manera sistemàtica
Pas 1. Comproveu el correu electrònic a les hores programades
No tots hem d’estar enganxats a la safata d’entrada, ja que molts missatges no són tan sensibles al temps com podem pensar. Si treballeu en una feina que no requereix un seguiment immediat del correu electrònic, comproveu-ne el correu electrònic a les hores programades només aproximadament de tres a quatre vegades al dia.
Pas 2. Arxiva els correus electrònics
Utilitzeu les carpetes i els senyals de fitxers al vostre avantatge en lloc de deixar que els missatges s’amunteguin a la safata d’entrada. Les carpetes i les subcarpetes de l'Outlook, per exemple, o les etiquetes de Gmail i diverses safates d'entrada poden ser un recurs. Si sou periodista, per exemple, les vostres carpetes es poden anomenar Històries actuals, Històries futures, Històries antigues, Entrevistes i fonts i Parcel·les i idees.
Esborra i arxiva. Arxiveu la correspondència antiga important i suprimiu la resta. A l'exemple anterior, "Històries antigues" és la carpeta d'arxiu del periodista. Un cop comenceu a suprimir els correus electrònics antics, us sorprendrà de quants correus electrònics són més dignes de la paperera que del fitxer. Algunes persones també juren per "safata d'entrada zero", el que significa tenir zero correus electrònics no llegits (o zero correus electrònics a la safata d'entrada, punt). A més d'utilitzar carpetes i etiquetes, podeu aconseguir la safata d'entrada zero mitjançant la funció d'arxiu, suprimint els correus electrònics antics durant el temps d'inactivitat i utilitzant aplicacions de desacord de correu electrònic
Pas 3. Emprar altres formes de comunicació quan sigui més eficient
De vegades, una trucada ràpida pot fer 10 correus electrònics d’anada i tornada. Si és així, feu la trucada. Si sabeu que un intercanvi de correus electrònics mereix una discussió o comportarà un avanç i un avanç considerable, de vegades és millor trucar. Sovint obtindreu més detalls per telèfon, mentre que vosaltres i l’altra part del debat eviteu redactar correus electrònics llargs que requereixen molt de temps. Fins i tot podeu enviar un correu electrònic a un company o companya i dir-li: "Tinc moltes preguntes sobre això. Potser una trucada seria més fàcil. Puc trucar-te en cinc?"
Pas 4. Limiteu les interrupcions
Tot i que els descansos estratègics són útils, les interrupcions durant el temps de treball no ho són. Les interrupcions poden alentir-vos, trencar el ritme de treball i fer-vos perdre el pensament. Per tant, proveu d’utilitzar missatges de veu i missatges de veu quan sàpiga que estareu massa ocupats. Aquestes eines no són només per a aquells que no estan físicament a l’oficina; es poden utilitzar quan estàs massa inundat. Molta gent també té una "política de portes obertes", però en realitat no haureu de mantenir la porta oberta en tot moment. Fins i tot podeu deixar una nota amistosa a la porta que digui: "Conferència telefònica en curs" o "Ocupat. Torneu més tard o envieu un correu electrònic si us plau."
Pas 5. Utilitzeu el núvol
La informàtica en núvol val la pena considerar-la, ja que pot ser més barata, escalable, més eficient i més fàcil d’actualitzar. El contingut disponible al núvol és particularment útil perquè hi podeu accedir des dels vostres dispositius: ordinadors, tauletes, telèfons intel·ligents, etc. L’emmagatzematge al núvol també serveix com a forma útil o primària de còpia de seguretat digital. Consulteu-lo amb el vostre gestor de TI o amb el vostre proveïdor de programari perquè és possible que ja tingueu una certa quantitat d’espai disponible en disc al núvol o disponible per una petita quota anual.
Pas 6. Utilitzeu els marcadors en línia
Tots els principals navegadors tenen funcions de marcador per guardar i organitzar les vostres adreces web preferides o les que es visiten amb més freqüència per facilitar-ne l’accés. Aprofiteu-los perquè no oblideu els llocs importants per comprovar si hi ha novetats o actualitzacions del sector.
Mètode 3 de 4: utilitzar el temps al vostre avantatge
Pas 1. Eviteu la multitarea
Sembla que tots els experts hi estan d’acord. Tot i que pot semblar ràpid o semblar genial a la televisió, la multitarea no és eficaç i pot afectar la vostra eficàcia organitzativa. En lloc d'això, dediqueu tota la vostra atenció a una tasca a la vegada, gestioneu-la i passeu al següent element de la llista.
Pas 2. Creeu un horari o un horari personal
Afortunadament, la majoria de feines no requereixen programar-ho tot al dia. Tanmateix, mantenir un horari bàsic dels aspectes més destacats i de les tasques i esdeveniments més importants del vostre dia us pot ajudar a mantenir la tasca.
- Estableix límits de temps per a determinades activitats. Algunes tasques no requereixen límits de temps establerts, però altres haurien de tenir paràmetres de temps per augmentar la vostra productivitat. Penseu en tasques al llarg del dia que tendeixen a trigar més temps del necessari i a donar-los límits de temps en el futur.
- Pressupost de temps addicional per a altres activitats. Algunes tasques, com heu après amb l’experiència, solen trigar més del que s’esperava, però això no és necessàriament dolent. Per a aquest tipus d’activitats i per a esdeveniments i reunions particularment importants, per exemple, pressuposeu temps addicional abans i després.
Pas 3. Utilitzeu una aplicació de temporitzador, un cronòmetre o un despertador
Aquestes poden ser eines efectives quan s’utilitzen amb moderació. A algunes persones els agrada configurar les alarmes amb un 10, 15 o 30 minuts d’antelació per donar-los un avís previ o un temps de memòria intermèdia abans d’una activitat. També podeu configurar alertes de recordatori.
Pas 4. Eviteu ajornar les activitats
Pregunteu-vos si l’ajornament és absolutament necessari o si aquest desig és només un exemple de postergació. Si intuïu aquest últim, no posponeu el poder! Tanmateix, en els casos en què l’ajornament total o parcial d’una activitat sigui inevitable, assegureu-vos de prendre nota del lloc on l’heu deixat i de reprogramar-lo amb plans concrets. Com a alternativa, podeu plantejar un pla de contingència. Per exemple, si heu de cancel·lar una reunió presencial, potser podeu celebrar una conferència telefònica o una conferència web.
Mètode 4 de 4: Mantenir una salut física i mental
Pas 1. Fer pauses
El temps d’inactivitat mental és important per a la nostra productivitat i és saludable per a la ment. De vegades ens quedem tan atrapats en la nostra feina que no parem de fer pauses tan necessàries. Fer pauses ens proporciona un descans necessari que millora la nostra productivitat, però també ens dóna l’oportunitat de fer un pas enrere i preguntar-nos si el que hem estat fent és l’ús més eficient del nostre temps.
Pas 2. Dormir millor
Sense un son adequat, és possible que se senti atordit, cansat o letàrgic l’endemà, cosa que pot perjudicar l’horari i l’eficiència a la feina. Objectiu de set a vuit hores de son ininterromput per nit.
Pas 3. No us compareu amb els companys de feina
La majoria de les feines dels nostres companys de feina són diferents de les nostres i tothom té mètodes d’organització diferents que els funcionen. Un mètode que tingui sentit i sigui eficient per a un company pot ser que no sigui el millor mètode per a vosaltres i viceversa.
Pas 4. Accepteu que l'organització és un procés continu
No espereu ser perfecte. L’organització continua i requereix una atenció continuada. No us organitzareu de manera òptima cada dia, però una petita organització us ajudarà a millorar la vostra eficiència.
