Els fitxers personals poden desorganitzar-se fàcilment i ràpidament. Com més desorganitzats siguin els vostres fitxers, més difícil serà tornar a trobar-los en el futur. Per fer que els vostres fitxers personals siguin més fàcils de cercar i arxivar, voldreu dedicar una estona i organitzar-los correctament. El sistema exacte que utilitzeu dependrà de vosaltres. No obstant això, hi ha alguns mètodes bàsics d'organització de fitxers personals que podeu utilitzar per ajudar-vos a ordenar els fitxers.
Passos
Part 1 de 4: Ús dels mètodes bàsics d’organització
Pas 1. Mantingueu-ho senzill
L’objectiu de crear un sistema de fitxers és facilitar-vos les coses. Voleu evitar que el vostre sistema sigui massa complicat o confús. Mantenir el sistema tan senzill com pugueu us ajudarà a arxivar o recuperar fàcilment qualsevol document amb el qual pugueu necessitar.
- Arxiveu només el que necessiteu. Emmagatzemar-ne massa pot fer que el vostre sistema siga molest i difícil d’utilitzar.
- Eviteu una complexitat innecessària al vostre sistema de fitxers.
- Llenceu fitxers que esteu segur que ja no necessiteu.
Pas 2. Utilitzeu la quantitat de profunditat adequada al vostre sistema
Pot ser temptador crear moltes categories i subcategories diferents perquè els fitxers s'adaptin. No obstant això, és una bona idea fer només categories de nivell ampli i utilitzar-ne tantes com necessiteu. La creació de massa categories pot resultar en un sistema de fitxers maldestre i ineficient. Assegureu-vos de crear la quantitat adequada de profunditat organitzativa al vostre sistema perquè el seu funcionament sigui suau.
- Eviteu crear subcategories massa detallades per al vostre sistema. Per exemple, "Rebuts, menjar, pa" seria massa detallat per ser útil.
- Simplement tenir una categoria de rebuts mensuals o setmanals pot ser més adequat per al vostre sistema de fitxers.
- Disposar d’una secció per a clients i ordenar-los alfabèticament és un exemple d’un nivell de profunditat eficaç.
Pas 3. Feu que els vostres fitxers siguin fàcils de trobar
El vostre sistema de fitxers es beneficiarà enormement de tenir indicis visuals evidents que us permetin saber exactament on s’emmagatzema alguna cosa. Fer evidents les seccions del vostre sistema de fitxers us ajudarà a localitzar ràpidament un element o un fitxer. Tingueu en compte alguns d’aquests consells a l’hora de destacar els fitxers:
- Utilitzeu carpetes de colors per indicar determinades categories o seccions.
- Proveu de mantenir una llista pràctica dels colors i les categories que els heu assignat.
- Utilitzeu un fabricant d’etiquetes per etiquetar clarament els fitxers.
- Feu un seguiment del tall de les vostres carpetes. Proveu d'utilitzar només un tall de carpeta per a cada categoria o secció.
Pas 4. Penseu en els tipus de contenidors de fitxers que necessitareu
Abans de poder organitzar els fitxers, haureu de trobar alguna cosa per posar-los. El tipus de contenidors de fitxers que utilitzeu exactament dependrà de la quantitat de fitxers que hàgiu d'emmagatzemar, de la importància que tenen, de les dimensions dels documents i de la freqüència amb què heu d'accedir-hi. Feu un cop d'ull a alguns d'aquests consells per fer-vos una idea de quins contenidors de fitxers us poden resultar adequats:
- Si necessiteu emmagatzemar documents molt importants, penseu a comprar un contenidor d’emmagatzematge a prova de foc.
- Si es troba el segell del laboratori de subscriptors en un contenidor, es pot indicar que el contenidor protegirà els fitxers durant aproximadament una hora en un foc amb temperatures de 1.700 graus Fahrenheit.
- Per als fitxers habituals, és possible que vulgueu comprar un arxivador bàsic. Per als fitxers confidencials o confidencials, considereu la possibilitat de comprar un armari o una caixa forta.
- Voleu assegurar-vos que el contenidor de fitxers tingui prou espai per contenir tots els fitxers.
- Si teniu algun document de dimensions inusuals, comproveu que puguin cabre al contenidor d’emmagatzematge. Per exemple, els documents de mida legal poden afectar la mida de la carpeta necessària, així com les dimensions d'emmagatzematge.
Part 2 de 4: organització dels vostres documents
Pas 1. Recopileu tots els vostres documents
Abans de començar a organitzar els vostres documents, voldreu assegurar-vos que tingueu tots els vostres documents al davant. No us preocupeu per com s’organitzen o s’organitzen els vostres fitxers encara. De moment, recopileu tots els documents que creieu que cal emmagatzemar i prepareu-vos per ordenar-los.
- Traieu documents antics que ja hàgiu ordenat. És possible que vulgueu reorganitzar-los perquè s’adaptin al nou sistema que esteu creant.
- Assegureu-vos que teniu tots els documents recents recopilats i a punt per ordenar.
Pas 2. Ordeneu els fitxers en elements actius i arxivats
Quan organitzeu els fitxers, pot ser útil formar-los en dues categories principals: fitxers actius que heu de treballar i fitxers d’arxiu que heu de desar. Això us ajudarà a accedir als fitxers que utilitzeu amb més freqüència i emmagatzemar ordenadament els fitxers als quals no necessiteu accés immediat.
- Els fitxers actius són documents als quals encara heu d’adreçar, fer referència o accedir-hi sovint.
- Els fitxers d’arxiu són documents que no necessitareu en un futur proper, però que encara heu de desar.
Pas 3. Creeu i etiqueteu les categories adequades per al vostre sistema
Després de reunir els fitxers en un sol lloc, podeu fer-ne un inventari ràpid. Mentre reviseu els vostres fitxers, tingueu en compte les categories generals que poden adaptar-se. Escriviu aquestes categories per crear el sistema organitzatiu bàsic que utilitzeu per als fitxers. Mireu algunes d’aquestes categories habituals per fer-vos una idea de les que us agradaria utilitzar:
- Registres legals amb subcategories com certificats de naixement, certificats de defunció o documents de matrimoni.
- Documents financers que cobreixen els vostres resums financers passats, informació de la targeta de crèdit, informes de crèdit o resums financers anuals.
- Registres de propietats.
- Documents personals com diplomes, registres laborals, registres sanitaris i pòlisses d’assegurança.
Pas 4. Arxivar documents d'emmagatzematge a llarg termini
Introduïu els documents que heu etiquetat com a fitxers d'arxiu al contenidor d'emmagatzematge a llarg termini. No s’accedirà sovint a aquests fitxers, així que assegureu-vos que es col·loquen a les seves categories adequades al sistema de fitxers per recuperar-los posteriorment. És probable que els fitxers d’arxiu representin la majoria dels vostres documents arxivats i organitzats.
- L’emmagatzematge a llarg termini es pot dividir en dues categories més: fitxers permanents i fitxers “morts”.
- Els fitxers permanents poden incloure documents educatius, documents d’ocupació o altres documents importants als quals encara necessiteu accedir.
- Els fitxers "morts" són documents als quals potser no cal que torneu a accedir. Els registres fiscals antics poden incloure's en aquesta categoria. Recordeu, però, que les declaracions d’impostos s’han de conservar durant set anys.
Pas 5. Introduïu els documents actuals a la secció de documents actius
Els documents que feu servir sovint o que encara heu de revisar hauran de col·locar-se a la secció de documents actius. Aquesta secció del sistema de fitxers us permetrà accedir ràpidament a documents que no estan del tot preparats per arxivar. A continuació es detallen les quatre categories de documents actius més habituals que podeu considerar utilitzar:
- Documents que encara necessiten la vostra atenció.
- Documents que encara heu de llegir o revisar.
- Factures que encara heu de pagar.
- Documents preparats per passar a l'emmagatzematge a llarg termini.
Part 3 de 4: Organització de fitxers electrònics
Pas 1. Comenceu amb categories àmplies i, a continuació, feu més específics
Igual que amb els fitxers físics, voldreu començar amb les categories més àmplies en què s’adapten els fitxers. Per exemple, si sou un contractista independent, és possible que vulgueu organitzar els fitxers per ocupador. És a dir, creeu una carpeta per a cadascuna d’elles. A continuació, hauríeu de dividir els fitxers dins de cada àmplia categoria en de més petites. Això vol dir que les carpetes del vostre empresari es podrien dividir en carpetes diferents que contenen informació sobre cada projecte amb aquest empresari.
- Considereu mantenir la coherència dins de cada àmplia categoria. Això farà que els vostres fitxers siguin més fàcils de trobar. Per exemple, podeu tenir a la subcarpeta de cada projecte fitxers com ara "documents del projecte", "facturació" i "comunicacions".
- També podeu organitzar carpetes de manera àmplia per any, si això sembla més fàcil o més rellevant per als vostres fitxers.
Pas 2. Escanejar o descarregar fitxers que encara no disposeu electrònicament
Pot ser beneficiós que tots els fitxers es desin electrònicament en un sol lloc. Tot i el temps necessari, heu d’intentar escanejar tants documents físics com sigui possible perquè es puguin desar i fer còpies de seguretat electrònicament. A més, assegureu-vos de descarregar qualsevol fitxer que es mantingui en línia en altres llocs, per si el lloc web d’allotjament es torna inaccessible quan necessiteu de nou els fitxers. Organitzeu aquests fitxers com ho faríeu amb qualsevol altre.
Pas 3. Assigneu noms específics als vostres fitxers
Els noms de fitxers haurien de ser fàcilment comprensibles i únics. És a dir, hauríeu de poder mirar els noms dels vostres fitxers i saber immediatament què hi contenen. Proveu d'incloure una data, un significant de les carpetes que contindran el fitxer i un descriptor individual. Per exemple, un fitxer de facturació creat al juny del 2016 per al vostre client X Corp es podria anomenar "0616_XCorp_Invoice_2". Això us permetrà saber exactament què conté el fitxer sense trigar el temps a obrir-lo.
Sigui quin sigui el sistema que utilitzeu per anomenar els fitxers, assegureu-vos de fer-ho de manera coherent. Un cop heu triat un sistema, enganxeu-vos-hi; serà difícil tornar enrere i canviar el nom de tots els fitxers més endavant
Pas 4. Feu una còpia de seguretat dels fitxers amb regularitat
El principal perill de la conservació de fitxers electrònics és que la vostra informació és susceptible de pèrdua a causa d’un error informàtic. Estigueu preparats per fer-ho fent una còpia de seguretat dels vostres fitxers regularment en un servei de còpia de seguretat en línia, CD o un disc dur extern. Assegureu-vos d’etiquetar aquests dispositius d’emmagatzematge tan clarament com heu etiquetat els vostres fitxers. Si teniu una unitat externa o CD, penseu en mantenir-los en un lloc segur, lluny de la vostra residència principal, per evitar la pèrdua total d'un incendi o d'un desastre natural.
Part 4 de 4: Manteniment del sistema de presentació
Pas 1. Mantingueu-vos al dia amb el vostre sistema
Un cop hàgiu creat el sistema d’ompliment, voldreu continuar utilitzant-lo tal com volíeu. Quedar-se massa enrere, ignorar els articles que cal arxivar o arxivar-los de manera incorrecta pot desfer el treball dur que heu realitzat. Assegureu-vos que mantingueu el ritme del vostre sistema de fitxers perquè continuï funcionant.
- De tant en tant, la cerca de fitxers fora de lloc us pot ajudar a mantenir el vostre sistema en ordre.
- No us oblideu d'emmagatzemar els vostres documents actius a l'emmagatzematge de documents d'arxiu.
Pas 2. Elimineu els fitxers antics
Alguns fitxers són necessaris per emmagatzemar durant un llarg període de temps. Tanmateix, el vostre sistema de fitxers tindrà una mida finita i us requerirà que elimineu regularment fitxers que ja no són necessaris. La desherbada regular del vostre sistema de fitxers us ajudarà a mantenir aquest sistema en bon estat i funcionament.
- Molts documents financers antics hauran de ser emmagatzemats durant anys.
- Els pressupostos antics, els estats financers o les polítiques anuals poden haver de ser emmagatzemats només durant un any.
- Si elimineu fitxers antics, es crearà espai per als documents entrants.
- Desfer-se dels fitxers que no són necessaris us facilitarà la cerca de documents que necessiteu.
- El mateix passa amb els fitxers electrònics. Suprimiu qualsevol document duplicat, obsolet o innecessari de projectes anteriors.
Pas 3. Arxiveu fitxers electrònics antics
Es poden arxivar fitxers antics que encara siguin rellevants o que es puguin referir algun dia. Això significa emmagatzemar-los lluny del vostre sistema de fitxers estàndard, però mantenint-los organitzats i accessibles. Penseu a configurar una categoria àmplia addicional per als fitxers arxivats. Mou els fitxers no utilitzats a aquesta carpeta amb el format de la subcarpeta intacte. Si voleu evitar que els fitxers arxivats quedin fora de la pantalla del fitxer, proveu de col·locar una "z" davant del nom del fitxer perquè vagi al final de l'ordre alfabètic de fitxers. Per exemple, podeu anomenar-lo "z_archive" o alguna cosa similar.
Pas 4. Agilitzeu el sistema de fitxers
Posar els fitxers en ordre i mantenir-los així pot ser útil per a la vostra organització personal. Tot i això, sempre hi haurà marge de millora en el vostre sistema de fitxers. Mentre continueu treballant amb el vostre sistema de fitxers, vigileu les millores que pugueu fer per fer-lo encara més eficaç.
- És possible que vulgueu desfer-vos de categories que sembla que no feu servir.
- És possible que les categories que semblen excessivament utilitzades s’hagin de desglossar en categories més petites.
