Un planificador de dies us facilitarà molt la memòria de cites, tasques, activitats lúdiques i terminis importants. Tanmateix, pot ser molt difícil començar l’hàbit d’utilitzar, actualitzar i portar al dia un planificador. Per sort, hi ha alguns trucs que facilitaran la integració del vostre planificador diari en el vostre dia a dia d’una manera fluida i eficient.
Passos
Part 1 de 2: Tenir els materials adequats
Pas 1. Penseu en què utilitzeu un planificador de dia
Hi ha molts tipus diferents de planificador de dia, adequats a diferents tasques i personalitats. Alguns planificadors de dia són quaderns folrats molt senzills; els planificadors d'altres dies tenen seccions diferents per a diferents tipus de tasques. Preneu-vos uns moments per pensar per què voleu utilitzar un planificador de dies i per a què el faríeu servir. És molt important tenir en compte aquestes preguntes, ja que és més probable que utilitzeu el vostre planificador de dia si es converteix en l'única eina de planificació: mantenir més d'un dia de planificació a la vegada serà confús i derrotarà l'objectiu. Pregunteu-vos:
- Necessito una secció per als números de telèfon?
- L’utilitzaré principalment per recordar les cites?
- Vull un planificador de dies que duri més d’un any?
- Vull que el meu planificador de dia substitueixi una altra eina d'organització (com ara les meves llistes de tasques)?
- Vull una llibreta senzilla o senzilla o amb moltes funcions i seccions diferents?
- Prefereixo tenir un planificador de dia prou petit per cabre a la butxaca o un de prou gran per gestionar les notes de les meves reunions?
- Vull un planificador de dies que ofereixi més espai durant els dies laborables o necessitaré el meu planificador de dia principalment per a activitats de cap de setmana?
Pas 2. Compra un planificador que s'adapti a les teves necessitats
Els planificadors de dia es poden comprar a diverses botigues, com ara botigues de material d’oficina, papereria, calendari i en línia. Poden costar des de pocs dòlars fins a més de 50 dòlars. Tot i que l’estètica del vostre planificador de dia és important, presteu atenció en primer lloc al disseny i a les seccions del planificador de dia. Assegureu-vos que el planificador de dies que compreu estigui organitzat de manera que us sembli agradable i que tingui sentit donat el vostre estil de vida i responsabilitats.
Pas 3. Tingueu en compte l’estètica del vostre planificador de dia
Tot i que la funció és el més important, és més probable que tingueu l’hàbit d’utilitzar un planificador de dia que us sembli atractiu i agradable. Alguns planificadors diürns són molt senzills, amb només una funda de pell de color negre. Altres són brillants i capritxosos, amb molts dissenys i patrons elaborats. Qualsevol estètica està bé sempre que concordi amb el decòrum professional al vostre lloc de treball.
Presteu atenció a l’estètica de l’interior del planificador i de l’exterior. Algunes persones prefereixen, per exemple, les pàgines sense folre a les pàgines ratllades. A algunes persones els agrada la simetria; a d'altres, els pot agradar els dissenys més dinàmics. També podeu preferir certes tipografies a d'altres. Assegureu-vos que el vostre planificador de dia us resulti agradable de veure (per dins i per fora) per incentivar encara més el vostre ús diari
Pas 4. Teniu a punt el subministrament de llapis i llapis
El vostre diari no us servirà de res si no hi podeu escriure res. Assegureu-vos de guardar molts llapis esmolats i bolígrafs de treball en llocs on és més probable que utilitzeu el vostre planificador de dia. Això inclou:
- El vostre maletí o bossa de treball
- La teva bossa
- El vostre escriptori
- El vostre escriptori a casa
- Prop dels vostres telèfons fixos
- Si sou algú que perd llapis i llapis de manera constant, penseu a emmagatzemar un llapis d’emergència dins del vostre diari. Alguns planificadors de dia tenen fins i tot una mica d’espai d’emmagatzematge que es pot utilitzar per a un llapis de recanvi.
Part 2 de 2: utilitzar el vostre planificador de dia de manera eficaç
Pas 1. Resoleu utilitzar un planificador diari cada dia
És més probable que les persones que tinguin un compromís sòlid puguin mantenir-los. Els hàbits són molt difícils de canviar, però dir-se a si mateix que està decidit a fer una cosa petita de manera diferent l’ajudarà a desenvolupar un nou hàbit.
Recordeu que és més probable que es formin bons hàbits quan us concentreu només un a la vegada, així que no us carregueu de nous hàbits de gestió del temps. De moment, centreu-vos únicament a mantenir el vostre diari
Pas 2. Parleu amb un amic sobre el vostre desig d'utilitzar un planificador de dies
És més probable que la gent s’adhereixi a nous hàbits quan les seves comunitats són conscients de la seva resolució i els poden donar suport. Parleu amb un amic o un company de feina sobre la vostra nova resolució. Potser el vostre amic també voldrà començar aquest nou i útil hàbit. Podeu recordar-vos que l’actualitzeu quan calgui.
Pas 3. Emmagatzemeu el diari al dia a la feina i a casa cada dia
Utilitzeu el vostre planificador de dies com a únic calendari: si utilitzeu dos planificadors de dies simultàniament, perdeu ràpidament les vostres responsabilitats. Tot i això, pot ser complicat perquè haureu d’introduir articles al vostre planificador de dia a la feina i a casa. Per assegurar-vos que teniu sempre el vostre planificador de dia, designeu un lloc d’emmagatzematge per a la feina i un altre per a la llar. No col·loqueu mai el vostre diari en cap altre lloc: la coherència és clau per desenvolupar aquest hàbit.
- Els llocs fantàstics per guardar el diari a casa inclouen una taula al costat del telèfon fix, la bossa o maletí de treball o al costat del telèfon mòbil i les claus del cotxe.
- Els llocs fantàstics per guardar el vostre diari a la feina són a la part superior de l’escriptori, al calaix central de l’escriptori, al costat del telèfon de la feina o al maletí.
Pas 4. Escriviu notes de recordatori per tenir l’hàbit de portar el vostre planificador amb vosaltres cap a la feina i des de la feina
Quan us hàgiu acostumat a utilitzar el vostre programa de dia, és probable que oblideu de portar-lo a casa o a la feina. Per evitar que això passi, escriviu-vos notes de recordatori en llocs destacats de la feina i de casa. Els estudis demostren que un recordatori post-it és una de les maneres més efectives d'incentivar un comportament concret. Utilitzeu aquest mètode per vosaltres mateixos deixant post-it preguntant "Has recordat el teu diari?" en llocs que segur que veureu. Això inclou:
- El vostre ordinador portàtil
- A sobre del vostre escriptori
- Al costat del telèfon
- A la teva porta
- A la taula de la cuina
- Al mirall del bany
- Podeu eliminar aquestes notes un cop hàgiu adquirit el costum de portar el vostre planificador de dia a la feina i tornar a casa.
Pas 5. Transferiu informació al vostre planificador
Quan compreu un planificador per primera vegada, haureu d’introduir molta informació. És probable que tingueu cita prèviament programada, tasques de treball en curs i trossos d’informació aleatoris que floten al voltant. Dediqueu una hora o dues a consolidar tota aquesta informació dispersa al vostre planificador de dia. Això us permetrà practicar la introducció d'informació de la manera correcta. També us permetrà planificar el vostre temps de manera més efectiva per avançar. Les coses que cal introduir al vostre planificador són:
- Informació de contacte important per a la vostra família, amics, companys de feina i clients
- Reunions de treball
- El vostre horari de classes
- Terminis per a treballs o projectes escolars
- Canvis de torns (si treballeu una feina sense un horari coherent)
- Cites mèdiques i dentals
- Els aniversaris dels teus éssers estimats
- Esdeveniments especials de treball
- Esdeveniments personals especials
- Dates clau per a les vostres aficions o activitats extraescolars (per exemple, les dates del vostre assaig teatral o de la vostra classe de zumba)
Pas 6. Consulteu el vostre planificador diari cada matí
Abans d’entrar a treballar cada matí, consulteu el vostre planificador de dia per obtenir properes cites, reunions i responsabilitats. Preneu-vos un minut per considerar si hi ha tasques que heu d'afegir a la programació o tasques que podríeu interrompre o reprogramar. Utilitzeu aquest temps per planificar el dia i així gestionar el vostre temps amb prudència un cop arribeu a la feina.
Pas 7. Consulteu el vostre planificador de dia cada tarda
Abans de deixar la feina pel dia, consulteu de nou el vostre organitzador de dia. Assegureu-vos que hàgiu aconseguit tot el que us heu proposat per al dia. Tingueu en compte si cal introduir algun element nou al vostre planificador de dies per a la propera setmana. Actualitzeu sempre el vostre diari abans de deixar la feina per assegurar-vos que feu un seguiment de les vostres responsabilitats laborals.
Pas 8. Utilitzeu reforços positius per mantenir-vos motivats
Penseu en el vostre diari com un element positiu a la vostra vida, no com un arrossegament o un avorriment. Utilitzeu el vostre planificador com a mitjà per recompensar-vos per realitzar tasques. Aviat tindreu com a objectiu acabar les tasques simplement pel plaer de creuar un article fora de la vostra llista de tasques. Per mantenir-vos reforçat positivament, heu de:
- Seguiu tots els èxits i cites a mesura que els acabeu. Quan us sentiu baix, mireu tot el que heu ratllat i sentiu-vos orgullosos de tot el que heu fet.
- Doneu-vos una recompensa per haver realitzat un nombre determinat de tasques. Permeteu-vos una petita llaminadura per cada 5 articles que creieu amb el vostre planificador de dia. Per exemple, feu-vos un cafè o passegeu un cop hàgiu assolit l'objectiu desitjat. Això us motivarà a utilitzar correctament el vostre planificador de dia i a realitzar les vostres tasques.
- Feu quelcom agradable quan consulteu el vostre diari. Intenteu no pensar en el vostre temps consultant el vostre diari com una tasca. En lloc d’això, mireu-lo com una eina clau de productivitat. Per associar el vostre planificador de dia amb sentiments positius en lloc de negatius, feu alguna cosa agradable cada matí i tarda quan mireu el vostre planificador. Beu una tassa de deliciós cafè, preneu-vos una xocolata o escolteu la vostra cançó preferida. El vostre cervell aviat associarà el vostre planificador amb sentiments positius.
- Doneu-vos una delícia especial per cada setmana que utilitzeu correctament el vostre planificador de dia. Tot i que encara sou a les primeres etapes de mantenir el vostre planificador de dia, és possible que hagueu de motivar-vos més per portar el vostre planificador de dia i actualitzar-lo cada dia. Per a cada setmana en què recordeu portar i actualitzar el vostre diari, feu alguna cosa extra agradable: comprar un gelat, anar a una pel·lícula o prendre una copa amb els amics. En poques setmanes tindreu l’hàbit de recordar el vostre diari en tot moment.
- Escriviu coses positives al vostre planificador de dia, així com les vostres responsabilitats més serioses. Si feu servir el vostre planificador de dia per recordar-vos de les vostres activitats preferides (dinar amb un amic) i de les vostres activitats no tan preferides (veure el dentista), és més probable que us adheriu al vostre nou hàbit.
Pas 9. Continueu actualitzant el vostre planificador de dies segons calgui
Durant els registres d’entrada al matí i al vespre, heu d’introduir totes les llistes de tasques, cites, reunions i terminis de tasques noves. També podeu actualitzar el vostre planificador de dia a mesura que apareguin noves tasques. Mantenir el vostre planificador de dia actualitzat us ajudarà a gestionar el temps de manera més eficaç i evitarà que us sentiu massa desbordat. Si escriviu una tasca, ja no cal que la mantingueu al cap, cosa que ajuda a prevenir aquestes terribles sensacions de molèstia i dubte.
Si us trobeu sobrecarregat, canvieu alguns elements a una categoria "pendent" separada que us permetrà obrir-vos camí a un ritme senzill. No us desmotiveu mirant les tasques que mai no es poden dur a terme en una jornada laboral normal
Pas 10. Sigues pacient
De vegades, els nous hàbits poden trigar dos o més mesos a convertir-se en automàtics. Fins que l’hàbit no estigui arrelat, és possible que experimenteu moments d’oblit quan deixeu el diari a casa o oblideu de concertar una cita. Sigues pacient i perdona amb tu mateix. Recordeu que els hàbits triguen a formar-se i que, ocasionalment, la relliscada no afectarà la vostra capacitat per formar un nou hàbit.
Pot ser útil tenir un pla de còpia de seguretat en aquells moments en què oblideu el vostre diari a casa. Per exemple, podeu introduir cites de treball noves en notes post-it i portar-les a casa per entrar-hi. Per a esdeveniments i terminis extremadament importants, també podeu utilitzar un gestor de tasques en línia per enviar-vos recordatoris oportuns: d'aquesta manera, no oblidareu una data clau encara que oblideu el vostre planificador
Consells
- No penseu en el vostre planificador de dia com una tasca sinó com un avantatge. Tindràs més control sobre la teva vida amb un planificador de dies i només uns minuts de temps t’estalviaràs hores a llarg termini.
- La clau per desenvolupar un nou hàbit és la coherència, combinada amb un reforç positiu. Seguiu una rutina, concentreu-vos en totes les coses positives que el planificador del dia aporta a la vostra vida i doneu-vos recompenses quan sigui necessari per mantenir la vostra motivació.
- Assegureu-vos que el diari de compra que s’adapti als vostres gustos i al vostre horari. El diari que compreu hauria de tenir totes les seccions necessàries per mantenir la vostra vida organitzada.
